Bilancio delle competenze

Il bilancio delle competenze, in inglese competency assessment, rientra in quelle pratiche messe in atto dalle aziende volte a gestire al meglio le proprie risorse umane.

Tracciare un bilancio delle competenze, come vedremo in questo articolo, partendo dal significato, riportando i punti principali che possono essere valutati e appositi test che possono essere condotti dalle organizzazioni, è un aspetto rilevante in un contesto in cui i dipendenti o meglio, le risorse umane, rappresentano sempre più il vero punto di forza delle aziende.

Competenze trasversali o soft skills quali: intelligenza emotiva e leadership, sono caratteristiche proprie di un dipendente di talento e giocano un ruolo rilevante che si trasmette direttamente nelle prestazioni e nell’efficienza dell’azienda.

Ne consegue che un’analisi delle competenze dettagliato è il primo passo per una gestione efficiente dell’organizzazione. Le aziende, infatti, al fine di affrontare i cambiamenti in atto hanno la necessità di un approccio quanto più scientifico nel valutare le abilità, le capacità e le competenze dei propri dipendenti.

In un tale contesto, il bilancio delle competenze può essere visto come uno strumento in più a disposizione delle aziende e può essere integrato ad altri simili strumenti come le schede di autovalutazione.

Cos’è il bilancio delle competenze

Per poter comprendere il bilancio delle competenze è necessario analizzare propriamente la parola competenze e la parola bilancio nel contesto in cui sono utilizzate.

La competenza sul lavoro può essere definita come l’abilità di un lavoratore di svolgere le mansioni meglio o in maniera più efficace rispetto ad un altro lavoratore.

Quando un lavoratore è definito competente, tuttavia non significa solo che è in grado di lavorare meglio rispetto ad un altro ma anche che è anche in grado di imparare velocemente.

In base a quanto finora detto, con il tempo, le aziende hanno implementato vari metodi per misurare l’insieme di competenze di un lavoratore.

Pertanto, analizzare le competenze significa misurare le prestazioni di un lavoratore effettive e potenziali.

Prendendo come riferimento il lavoro svolto da McBear che lo ha portato ad elaborare il “dizionario delle competenze” , le principali competenze che andrebbero misurate in un lavoratore sono:

• Pensiero analitico;
• Volontà di raggiungere gli obiettivi;
• Pensiero concettuale;
• Empatia;
• Flessibilità;
• Capacità di ricerca;
• Capacità di prendere decisioni;
• Leadership.

Passando al termine bilancio, si intende quell’insieme di metodologie volte a raccogliere dati riguardanti le competenze e il potenziale di un dipendente.

L’obiettivo del bilancio (o dell’assessment) è quello di utilizzare i dati raccolti per orientare tutta una serie di scelte aziendali: assunzione di un lavoratore, promozione, fornire feedback.

Il bilancio delle competenze può essere dunque inteso come quel processo di valutazione delle risorse umane.

Tale processo si avvale come vedremo di specifici test, tra cui anche test della personalità, oltre che test d’abilità, giochi, esercizi.

Organizzare un bilancio delle competenze

Decidere di implementare la stesura periodica di un bilancio delle competenze all’interno di un’azienda significa in primo luogo organizzare una politica condivisa e tracciare una direzione da seguire scegliendo: i valutatori, le domande e i test da svolgere.

Nello specifico sarebbe utile porsi le seguenti domande:

• Chi condurrà le valutazioni? Il responsabile dovrebbe essere una persona che in passato ha già dimostrato delle competenze nell’area che si ha intenzione di valutare.
• Cosa valutare? In rete esistono numerosi test e modelli precompilati di bilancio delle competenze, ma un’azienda deve valutare ed elaborare un piano specifico disegnato sul proprio settore e sui dati che ha intenzione di raccogliere.
• Quando? Un ultimo aspetto riguarda ogni quanto svolgere la valutazione. Stabilire una tempistica (ogni anno o ogni due anni) è altresì necessario al fine di ottenere dei risultati misurabili nel tempo.
• Per quanto riguarda gli aspetti pratici, può essere utile seguire la seguente linea guida:
• Contattare il dipendente in anticipo, informandolo del test e pianificando il giorno in cui verrà svolto;
• Registrare i risultati ottenuti e condividere i risultati con il lavoratore;
• Non limitarsi a svolgere il test ma programmare tutta una serie di attività e incontri volti a colmare le lacune messe in evidenza dai test svolti;
• Ricordarsi di elaborare dei moduli standard da far svolgere ad ogni dipendente così che la valutazione possa essere fatta seguendo una base comune.

Esempio di bilancio delle competenze

Il bilancio messo in atto da un’organizzazione ha l’obiettivo sia di misurare le competenze generali del lavoratore sia di misurare alcune competenze specifiche che variano da azienda ad azienda e pertanto devono essere elaborate dal datore di lavoro.

Inoltre, al dipendente viene richiesto di rispondere con onestà, in quanto i risultati derivanti hanno la funzione sia di far crescere il lavoratore sia di migliorare le performance aziendali.

Elaborare un bilancio delle competenze, che ha il fine ultimo di gestire i futuri piani di sviluppo e gestione del personale aziendale, è in genere composto da varie schede valutative e da uno o più questionari.

Il datore di lavoro o la società commissionata ad effettuare il test utilizza di una scala volta a valutare ogni risposta del lavoratore.

Una tipica scala di efficacia è composta da più livelli che possono essere così divisi:

• Poca o scarsa conoscenza del proprio lavoro;
• Conoscenza incoerente e difficoltà ad affrontare situazioni complesse;
• Conoscenza abbastanza completa;
• Conoscenza completa e capacità di risolvere con successo situazioni insolite e senza il supporto di una guida;
• Ottima capacità di gestire anche i casi più complessi.

A seconda di come viene valutata la competenza del dipendente è possibile assegnare un punteggio da 1 a 5.

Lo stesso procedimento viene poi applicato a specifiche competenze. In questo caso si possono selezionare le abilità proprie della tipologia di lavoro analizzata. Ad esempio:

Responsabilità e affidabilità

Il parametro misura sia qualità del lavoro svolto sia la capacità del dipendente di lavorare in maniera tempestiva.

Il valutatore attribuirà un giudizio valutando:

• la puntualità nel recarsi sul posto di lavoro;
• lo svolgimento delle mansioni entro i tempi;
• l’utilizzo efficace delle risorse disponibili;
• la capacità di correggere gli errori fatti;
• come affronta i problemi.

Flessibilità e adattabilità

Misura come il lavoratore si adatta al mutare delle esigenze aziendali e come il lavoratore affronta situazioni nuove e gruppi di persone diverse.

Il valutatore attribuirà un punteggio per i seguenti aspetti:

• risposta ai cambiamenti e capacità di adottare nuove metodologie di lavoro;
• capacità di trovare nuove soluzioni;
• come reagisce ai problemi e se è in grado di trovare metodi alternativi per risolverli;
• propensione ad accettare nuove sfide.

Leadership

Il test volto all’ottenimento di un bilancio delle competenze misura la leadership, quanto cioè il lavoratore è in grado di influenzare gli altri, di sostenere e difendere le proprie idee.

Il valutatore attribuirà un giudizio evidenziando:

• come promuove e dimostra attaccamento alle proprie idee;
• quali strumenti e capacità comunicative adotta per persuadere gli altri;
• come riesce a suscitare interesse e coinvolgimento per le proprie idee;
• come evidenzia i vantaggi che apporterebbe all’azienda una propria idea.

Ragionamento e analisi

In questo caso viene valutata la capacità del lavoratore di individuare i problemi e saperli risolvere.

Il valutatore attribuirà un giudizio valutando:

• la capacità del dipendente di prendere una decisione di fronte ad un imprevisto;
• come applica le conoscenze e le informazioni di cui dispone;
• come sa applicare la logica quando non dispone di tutti gli strumenti per risolvere un problema.

Attenzione ai dettagli

L’attenzione ai dettagli è un aspetto importante da inserire nel bilancio delle competenze. Sono infatti i dettagli spesso a determinare la qualità di un lavoro. Pertanto, il valutatore darà una valutazione a seconda di come il lavoratore:

• esegue le mansioni con cura e attenzione;
• tenta di migliorarsi lavoro dopo lavoro;
• pone la giusta attenzione ad ogni aspetto.

Visione aziendale

Per visione aziendale si intende quanto il dipendente è allineato con la mission e la vision dell’organizzazione.

Sentirsi interamente parte dell’azienda vuol dire muoversi secondo le linee guida aziendali, presentando i prodotti o i servizi così come richiesto.

Il valutatore analizzerà:

• quanto il dipendente condivide e applica i principi aziendali;
• la curiosità del lavoratore nel seguire lo svolgimento dei processi anche quelli non appartenenti al proprio reparto;
• come presenta l’azienda ai clienti e agli stakeholders.

Mentoring e coaching

In quella che potrebbe essere definita come una branchia della leadership, trova spazio nel bilancio delle competenze anche la capacità del dipendente di far crescere i dipendenti junior, facendo in modo che questi apprendano il più possibile e possano diventare parte integrante dell’azienda.

Il valutatore in questo caso analizzerà:

• la predisposizione del lavoratore nell’aiutare gli altri;
• in che modo si pone e come trasmette le proprie conoscenze;
• se è in grado di individuare e valorizzare i punti di forza degli altri lavoratori.

Comunicazione

Le competenze comunicative sono misurate valutando come il lavoratore comunica ed è in grado di ascoltare e comprendere gli altri.

In un bilancio delle competenze possono essere valutati i seguenti punti:

• quanto un dipendente si impegna a mantenere il gruppo di lavoro informato e coinvolto nel progetto;
• se è in grado di attribuire un diverso grado di importanza alle informazioni;
• in che modo fornisce e riceve feedback.

Creatività

La creatività è un’importante soft skill, fondamentale in molte organizzazioni innovative e alla continua ricerca di nuove sfide.

Il valutatore deve trovare nel dipendente:

• la capacità di fornire nuove idee;
• il saper percorrere strade nuove per risolvere i problemi;
• la capacità di trovare soluzioni globali.

Attenzione alla clientela

Le aziende che svolgono attività a contatto con il pubblico hanno bisogno di personale che sappia come soddisfare il cliente offrendo il servizio nel migliore dei modi.

Può essere quindi proficuo valutare come un dipendente si relaziona con i clienti annotando:

• come presenta la società, i prodotti e i servizi;
• l’impegno messo nel cercare la miglior soluzione per ogni tipo di cliente;
• la capacità di mettersi nei panni del compratore;
• la capacità di adattarsi a seconda della situazione.

Etica ed integrità

Come il dipendente si guadagna la fiducia grazie alla propria professionalità e onestà. Etica e integrità possono essere misurate valutando:

• se il dipendente mantiene riservate le informazioni aziendali;
• se mantiene le promesse e gli impegni presi;
• quando evita potenziali conflitti d’interesse;
• quando non utilizza la sua posizione per ottenere un vantaggio personale.

Mediazione e negoziazione

La capacità di mediare tra le parti e di trovare un accordo che possa soddisfarle è un’altra qualità che definisce il bilancio delle competenze.

Per mediazione e negoziazione si intende valutare la capacità di risolvere o prevenire eventuali conflitti e la capacità di trovare un compromesso.

Il compito del valutatore è misurare aspetti quali:

• la capacità nel mantenere una visione neutrale e che consideri tutti i punti di vista delle parti coinvolte;
• saper riconoscere e proporre soluzioni praticabili e soddisfacenti;
• la capacità di attuare diverse strategie di mediazione e negoziazione finalizzate a risolvere i problemi.

Pianificazione e organizzazione del lavoro

Non meno importante è valutare come il dipendente organizza e pianifica le proprie giornate lavorative.

La pianificazione e l’organizzazione sono una pietra miliare all’interno delle aziende che garantiscono di raggiungere gli obiettivi entro i tempi stabiliti e di utilizzare in maniera ottimale le risorse.

Al valutatore spetta identificare:

• come il lavoratore pianifica il lavoro;
• quali risorse utilizza;
• se è in grado di stabilire delle priorità;
• se il proprio piano di lavoro è realistico e raggiungibile nelle tempistiche previste;
• come e se il lavoratore anticipa il verificarsi degli eventi.

Gestione dello stress

Riuscire a lavorare mantenendo un alto livello di prestazioni anche quando i carichi di lavoro sono elevati e si sta fronteggiando un momento di particolare stress è altresì un parametro che può essere inserito nel bilancio delle competenze.
Il dipendente in questo caso viene valutato nel modo in cui:
• gestisce i carichi di lavoro e la pressione;
• quanto la pressione influisce sui suoi livelli di prestazioni;
• gestisce diversi problemi;
• reagisce alle critiche.

Scrittura

Infine, un ultimo aspetto che può essere messo in evidenza in un bilancio delle competenze è la capacità di scrittura del lavoratore.

Sebbene rientri nelle competenze comunicative, gli esperti consigliano di riservare una sezione a parte considerando che la scrittura è una diversa forma di comunicazione.

Al fine di valutare le capacità di scrittura il valutatore si baserà su aspetti quali:

• quale registro utilizza il dipendente a seconda di chi ha di fronte;
• se la grammatica, la punteggiatura e l’ortografia sono utilizzate in modo corretto;
• come organizza le informazioni per condurre il lettore verso un obiettivo specifico;
• se utilizza tabelle, elenchi puntati e altri strumenti per facilitare la comprensione di informazioni complesse o dettagliate.

Bilancio delle competenze: test

Redigere un bilancio delle competenze, oltre che la stesura di una scheda valutativa che riporti tutti, o alcuni dei punti sopra menzionati, prevede altresì l’utilizzo di alcuni test volti a misurare la personalità del dipendente.

L’analisi delle competenze viene dunque svolta utilizzando uno o più dei seguenti strumenti:

Il test Holland Self Direct Search (SDS)

Il test elaborato da John Henry Holland permette al lavoratore di definire le proprie ambizioni, abilità e interessi.

Il test, che ha una durata di circa 45 minuti, mira a mostrare la personalità di un lavoratore. Secondo Holland le personalità che possono definire un lavoratore sono sei e una di queste emergerà al completamento del test:

• Personalità realistica (esecutori)
• Personalità investigativa (pensatori)
• Personalità artistica (creatori)
• Personalità sociale (aiutante)
• Personalità intraprendente (leader)
• Personalità convenzionale (organizzatori)

L’SDS ha un duplice scopo, da un lato permette al dipendente di comprendere come la propria personalità si adatta alle mansioni lavorative richieste, dall’altro permette al datore di lavoro di capire se per una determinata mansione sta utilizzando la giusta personalità.

Il test di Holland è il più famoso e utilizzato per elaborare un bilancio delle competenze. Tuttavia, a seconda di come si decide di svolgere la valutazione possono essere utilizzati altre tipologie di test che, in parte, puntano a fornire i medesimi risultati.

Ne sono un esempio:

Occupational Interests Profile (OIP+)

Ha la funzione di valutare sette differenti settori di interesse e cinque esigenze lavorative. Il test è auto valutativo e viene svolto dai selezionatori del personale prima di presentare un’offerta di lavoro.

GRT2 – General Reasoning Test

Il test misura in maniera completa la capacità di ragionamento di un lavoratore. Il test è composto da tre diverse sezioni che puntano a valutare: capacità di ragionamento verbale, numerica e astratta.

Il lavoratore completa il GRT2 in 30 minuti e permette di valutare aspetti come: l’esistenza di un ampio vocabolario, la rapidità di pensiero, la capacità di ragionamento e di calcolo.

Genos Emotional Intelligence Model

Il Genos Emotional Intelligence ha l’obiettivo di misurare una serie di comportamenti sul posto di lavoro strettamente collegati all’intelligenza emotiva.

Il modello comprende e misura sei competenze:

• consapevolezza di sé stessi;
• consapevolezza degli altri;
• genuinità;
• influenze;
• self management
• ragionamento emotivo

Le suddette categorie puntano a mostrare in che misura l’individuo è dotato di intelligenza emotiva.

Il test ha la funzione di guidare le aziende nella scelta di quei talenti dotati della suddetta soft skill.

In conclusione, in questo articolo si è visto come il bilancio delle competenze possa essere un valido strumento per le organizzazioni, le quali possono disporre di un sistema di misurazione delle abilità, della personalità e dei punti di forza dei propri dipendenti.

L’aspetto è particolarmente rilevante in quanto i risultati raccolti possono essere utili per identificare i problemi e correggendoli si riuscirà a migliorare le performance complessive dell’azienda.