Smart Working in tempo di crisi

13 Marzo 2020 2 Comments

Come le aziende stanno reagendo all’ emergenza coronavirus? A quale normativa devono fare riferimento? Come funzionano le piattaforme che consentono lo Smart Work? Quali suggerimenti per i lavoratori? IBM, un’azienda in controtendenza?

L’emergenza coronavirus o COVID19 non sembra al momento arrestarsi In Italia. Le stringenti misure hanno portano alla chiusura delle scuole, alla soppressione dei trasporti pubblici, alla sospensione di ogni genere di manifestazione. L’apertura di locali è permessa in orari definiti e non è consentito lasciare il comune di appartenenza se non per comprovate necessità.

L’Italia e tutto il mondo sta vivendo una situazione nuova dalle ripercussioni economiche ancora non del tutto chiare e definite.

Principali misure adottate dal Governo italiano

In Italia con il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 10 marzo 2020, allo scopo di contrastare e contenere il diffondersi del virus COVID-19 sono state adottate le seguenti misure valide in tutto il territorio nazionale:

  • Evitare ogni spostamento dal proprio comune di residenza salvo per cause di forza maggiore comprovate da autocertificazione. È consentito il rientro presso il proprio domicilio, residenza.
  • Chiunque presenti sintomi da infezione respiratoria e febbre maggiore di 37.5° C è tenuto a rimanere a casa e limitare i contatti sociali. In caso di sintomi è necessario contattare il proprio medico ed è vietato recarsi al pronto soccorso.
  • Sono sospese tutti gli eventi e le manifestazioni in luoghi pubblici o privati.
  • Sono sospesi i servizi educativi per l’infanzia e le attività didattiche comprese le Università.
  • Nei luoghi di culto le celebrazioni possono avvenire solo se organizzate in maniera tale da evitare assembramenti di persone, mantenendo la distanza di almeno un metro.
  • Sospensione delle procedure concorsuali pubbliche e private se non in modalità telematica.
  • Le attività di bar e ristorazione sono consentite dalle ore 6.00 alle 18.00, con obbligo da parte del gestore di garantire il rispetto della sicurezza del personale e dei clienti.
  • I supermercati devono garantire l’accesso evitando assembramenti di persone.

Misure adottate dagli Stati esteri nei confronti dell’Italia

L’Italia è il secondo paese nel mondo per numero di contagi. Ciò a portato la chiusura dei confini da parte di Austria e Slovenia.

Malta, Albania, Spagna e Danimarca hanno cancellato i collegamenti aerei e navali. A queste misure è seguito l’adeguamento delle compagnie aeree British Airways, Air France, Ryanair, EasyJet, Wizz Air, Delta e Air Canada che hanno cancellato i voli verso l’Italia. I dati sono aggiornati all’11 marzo e sono in continua evoluzione.

Italia e Smart Working lo scenario precedente al Covid-19

L’osservatorio Smart Working il 30 ottobre 2019 ha presentato i dati raccolti dalla School of Management del Politecnico di Milano durante il convegno a tema “Smart Working davvero: la flessibilità non basta”.

Lo Smart Working risulta in crescita soprattutto nella Pubblica Amministrazione, le iniziative di lavoro agile in un anno sono raddoppiate dall’8% al 16%. Nelle grandi imprese i progetti di lavoro agile sono rimasti costanti, passati dal 56% al 58%. Nelle PMI i progetti sono aumentati dall’8% al 12%.

Il dato più preoccupante è inerente alle imprese che dichiarano di non interessate ad avviare progetti di lavoro agile, in crescita dal 38% al 51%.

Giovane donna freelance che lavora da remoto a casa del designer in un’accogliente stanza bianca da ufficio con lampade a sospensione, parete bianca, grande finestra, comodo divano e pianta di aloe in piedi sul tavolo in legno retrò

I dati mostrano che nel 2019 in Italia gli Smart Worker sono stimati in 570.000 in aumento del 20% rispetto l’anno precedente.

Il 12,6% degli occupati lavorano da casa. Se questa modalità di lavoro fosse adottata ad ampio raggio, i benefici stimati sono calcolati in un aumento di produttività del 15% per lavoratore, una riduzione dell’assenteismo del 20%, un 30% di risparmio sui costi di gestione e locazione.

I vantaggi riguardano anche l’ambiente, i trasporti pubblici risulterebbero meno affollati e l’uso di autovetture private sarebbe contenuto, con un conseguente risparmio in termini di emissioni nocive.

I benefici inoltre, coinvolgerebbero anche i lavoratori dal punto di vista del Work-Life Balance che consiste in una miglior gestione di propri tempi, degli affetti, con una conseguente riduzione dello stress.

Normativa di riferimento. La Legge n.81 del 2017

Le modalità di lavoro agile sono disciplinate dall’articolo 18 al 23 della legge del 32 maggio 2017, n. 81. Può essere applicata dei datori di lavoro ad ogni rapporto di lavoro subordinato.

Il provvedimento in vigore dal 14/06/2017, in tema di lavoro agile ha lo scopo di incrementare la competitività e la flessibilità in ambito lavorativo. Permette la prestazione lavorativa di essere eseguita sia l’interno sia all’esterno dei locali aziendali. Il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore.

Presupposti e obiettivi della legge n. 81 del 2017.

Un approccio all’organizzazione del lavoro che si propone di guidare una maggiore efficienza ed efficacia nel raggiungimento dei risultati di lavoro attraverso una combinazione di flessibilità, autonomia e collaborazione, in parallelo con l’ottimizzazione di strumenti e ambienti di lavoro per i dipendenti.

L’introduzione suddetta della legge ha come presupposto quello di inserire nuove forme di lavoro che possano dotare i lavoratori di maggiore indipendenza ed elasticità. L’obiettivo alla base consiste nel portare il progresso tecnologico all’interno delle aziende migliorando sia la vita dell’impiegato sia l’efficienza dell’azienda. La norma si concentra in particolar modo nel miglioramento della posizione lavorativa, agendo sul Work Life balance.

Procedura semplificata in merito all’adozione del lavoro agile o smartwork a seguito dell’emergenza coronavirus

Al fine di venire incontro alle imprese italiane che si trovano a fronteggiare l’emergenza Covid-19 con il decreto del Presidente del Consiglio del 1° marzo 2020, sono state semplificate le procedure.

Il decreto successivamente ampliato a tutto il territorio nazionale prevede la possibilità di implementare il lavoro agile o Smart Work con procedura semplificata rispetto alle norme contenute nella legge n. 81 del 2017.

La semplificazione è valida per tutto il periodo dell’emergenza. Prevede che non vi sia accordo scritto controfirmato dal dipendente, la comunicazione può avvenire tramite e-mail. Non è necessario fare alcuna comunicazione al Ministero del Lavoro ma sarà sufficiente una dichiarazione autocertificata per ogni dipendente (anche in modalità cumulativa) che dovrà contenere i dati anagrafici, il codice fiscale, e la data di inizio attività in regime di lavoro agile. La dichiarazione deve essere trasmessa collegandosi al portale www.cliclavoro.gov.it. Considerata l’emergenza il lavoratore dovrà svolgere le sue attività evitando luoghi affollati a rischio contagio.

I cambiamenti in ambito lavorativo

La diffusione del coronavirus sta rapidamente cambiando il mondo del lavoro. In molti si trovano improvvisamente a dover lavorare al di fuori del proprio ufficio. Sono stati implementati sistemi di video streaming a tutti i livelli, conferenze, lezioni, software per l’organizzazione del lavoro. Tutte le attività trasferibili ed eseguibili da remoto su piattaforme digitali stanno rapidamente diffondendosi tra le aziende.

Benefici e limiti del lavoro agile

Il cambiamento che porta l’introduzione del lavoro agile in un’azienda riguarda molteplici aspetti.

Dal punto di vista del lavoratore ci si aspetta una crescita della soddisfazione personale e una diminuzione dello stress, i dati riportano un effetto positivo sulla percentuale di assenteismo. L’uso dei trasporti e delle autovetture personali subiranno una riduzione e si prevede una facilitazione in merito all’inserimento delle donne delle aziende anche in ruoli manageriali.

Per le imprese si prevede una crescita di produttività e competitività sostenuta anche dai dati, e una diminuzione dei costi a bilancio inerenti ai costi di: locazione, consumi energetici, fornitura di materiali di consumo e riduzione dei tempi e dei costi per la formazione del personale.

I benefici coinvolgono anche la reputazione dell’azienda sui mercati, in quanto avere possibilità di lavoro agile è un motivo di innovazione e attrazione per l’attività.

Sono presenti anche dei possibili problemi derivanti dallo Smart Working. Primo fra tutti l’impossibilità da parte del management di controllare direttamente i lavoratori, gestire e ottimizzare il lavoro a distanza se non adeguatamente supportato da strumenti adeguati potrebbe richiedere del tempo e intoppi.

Le normative in ambito di sicurezza sul lavoro necessitano almeno in Italia un’attenta revisione. Dagli studi sul tema si evince infine la possibilità che i lavoratori potrebbero accusare la mancanza di relazioni sociali.

Le Aziende italiane sono pronte?

Solo il tempo ci dirà se il lavoro agile potrà essere uno strumento utilizzato anche quando l’emergenza coronavirus scomparirà.

Intanto le aziende si trovano a dover ripensare il proprio lavoro e gli strumenti per portarlo a termine.

I peggiori scenari potrebbero portare un’azienda a dover trasferire interamente e nei limiti del possibile il lavoro in remoto, questo comporta l’utilizzo di software e impostazioni in grado di fronteggiare i differenti scenari possibili e la necessità di ottimizzare l’esecuzione dei processi. È necessario strutturarsi e prevedere dei corsi di aggiornamento per preparare i lavoratori allo Smart Work. Un punto cruciale è determinato dal trattamento dati al fine di garantirne la riservatezza.

Smart Work in Italia e in Europa la ricerca di IDC

IDC, International Data Corporation ha condotto una ricerca per Dell Technologies e VMware su l’utilizzo della tecnologia lavoro agile in 7 paesi europei: Italia, Francia, Spagna, Repubblica Ceca, Gran Bretagna, Germania, Polonia.

Dai dati risulta che in Italia il 50% delle aziende sta adottando politiche rivolte ad implementare lo Smart Working. La media europea si attesta intorno al 48%. L’Inghilterra risulta essere il paese dove il lavoro agile è più praticato con oltre il 65%. Il Regno Unito risulta essere primo anche nell’introduzione di una legge sul lavoro agile, la Flexible Working Regulation. Dalla ricerca risulta come i timori legati ad aspetti come sicurezza e tutela della privacy dei dati siano un aspetto comune tra tutti i paesi europei.

Altri paesi che hanno regolamentato il telelavoro o lavoro flessibile sono la Francia con la riforma della Loi Travail del 31/8/2017, nella quale si definiscono le norme legate alla salute e alla sicurezza. Un aspetto importante è quello che eventuali incidenti durante il lavoro agile sono da equipararsi agli incidenti avvenuti all’interno della struttura. La legge prevede degli orari dove il dipendente ha diritto a non essere connesso alle piattaforme di lavoro.

In Germania invece il ministero federale tedesco del lavoro e delle politiche sociali norma il telelavoro o lavoro digitale attraverso il documento “Arbeiten 4.0” (Lavoro 4.0).

Differenze tra Telelavoro e Smartwork

Telelavoro e Smartwork termini spesso utilizzati come sinonimi ma nella realtà molto diversi tra loro

L’emergenza portata dal COVID19 ha scaturito molti interrogativi riguardo gli strumenti da poter adottare e utilizzare al fine di permettere ai lavoratori di svolgere il proprio lavoro da luoghi differenti senza entrare in contatto tra di loro così da contenere il diffondersi del virus. Bisogna fare chiarezza sull’uso dei due termini telelavoro e Smart Work o anche definito lavoro agile. Telelavoro e Smartwork per quanto descrivono delle modalità di lavoro simili sono differenti.

Il termine telelavoro esiste già dal 1970 e si è sviluppato negli Stati Uniti in concomitanza con l’avanzamento delle tecnologie informatiche, è regolato in Europa in base all’accordo quadro confederale del 2004.

Il telelavoro nelle sue forme è uno strumento che porta il lavoratore a svolgere le mansioni da casa. Le responsabilità e le attività sono interamente trasferite dal posto di lavoro alla casa del dipendente. Invece nello Smart Working, che è una evoluzione del concetto di telelavoro, il lavoratore assume un ruolo centrale, le finalità sono di dare maggiore e migliorare la qualità della vita e il benessere. È quindi un concetto che punta a tutelare l’uomo e le risorse umane non una semplice norma sul lavoro da remoto definita come telelavoro.

Software, piattaforme e strumenti necessari

Il web prolifera di software in grado di ottimizzare i processi

Il periodo di incertezza ha portato molte aziende a dover integrare gli strumenti adatti per svolgere il lavoro da postazioni remote. Ciò ha portato a una proliferazione di strumenti e piattaforme digitali in grado di gestire la comunicazione e l’efficienza lavorativa. Le possibilità di lavoro da remoto sono molteplici e diversificate ciò rende particolarmente difficile riuscire a individuare una piattaforma universale e utile per qualsiasi compito o tipo di lavoro esterno.

Un’azienda dovrebbe interrogarsi su come poter continuare offrire i propri servizi o prodotti, quali sono le effettive necessità, e in base a queste, sperimentare tra le tante piattaforme presenti sul web. Il lavoro agile e sua implementazione è un processo radicale per un’azienda e le esigenze odierne di attuarlo in maniera rapida possono non conciliare con gli effettivi tempi di adattamento necessari.

In generale possiamo dire che le piattaforme sono orientate su due esigenze primarie, ottimizzare il cosiddetto task management, cioè la gestione delle attività e il monitoraggio dei progressi, e ottimizzare la comunicazione, cioè rispondere all’ esigenza di chi basa il proprio lavoro sul rapporto costante e diretto con clienti e fornitori. Queste ultime prendono il nome di social collaboration software.

Quali cambiamenti coinvolgeranno il lavoratore e come affrontarli al meglio

I cambiamenti saranno rilevanti e non tutti positivi. È richiesta un’attenta gestione del tempo e degli spazi dedicati al lavoro agile.

Le novità derivanti dall’introduzione del lavoro agile non riguardano chiaramente solo le aziende. L’impiegato stesso soprattutto se già è da tempo abituato a lavorare all’interno di uffici dedicati, dovrà fare degli accorgimenti, in quanto il cosiddetto Smart Work porterà dei cambiamenti abbastanza rilevanti alle proprie giornate.

Se l’idea di passate le proprie giornate in casa, non dover prendere più mezzi pubblici o l’auto, non dover passare ore prima di raggiungere il proprio posto di lavoro, possono essere delle ipotesi tutto sommato gradevoli, soprattutto considerata la miglior gestione del proprio tempo. Ci sono degli accorgimenti e dei processi che è utile tenere a mente prima di iniziare questo nuovo modo di vedere le attività.

Innanzitutto il tempo, se fino a ieri la vita d’ufficio era scandita da orari di lavoro ben stabiliti, il telelavoro o lavoro agile porta il rischio concreto di trovarsi coinvolti in un vortice in cui il lavoratore sentirà la pressione dovuta dalla possibilità di lavorare a qualsiasi ora del giorno e della notte.

Per lavorare da casa è sufficiente una connessione Internet per essere subito operativi questo potrebbe portare il lavoratore a non distinguere più gli orari di lavoro da quelli fuori lavoro, e alla lunga potrebbe rappresentare un problema.

Il consiglio degli esperti è quello di organizzare il tempo come una giornata tipo in un ambiente lavorativo cioè dedicare il giusto tempo al lavoro e il giusto tempo alle proprie attività personali.

Il secondo aspetto da considerare è quello legato allo spazio fisico, il lavoratore si troverà nella situazione di dover lavorare in un ambiente che verosimilmente potrà essere quello di casa propria dove fino a ieri era abituato a svolgere tutt’altro tipo di attività. Ciò potrebbe nei primi tempi destabilizzare la persona costretta a trovare la corretta concentrazione. È consigliato predisporre una postazione adeguata e dedicata solo al lavoro.

Il terzo aspetto è legato alle pause, in un ambiente di lavoro generalmente sono previste delle pause scandite, utili per rigenerarsi. Lavorare da remoto al contrario comporta che sarà il lavoratore stesso a dover organizzare le pause e non saranno più scandite da orari ben precisi. L’impiegato dovrà autonomamente rendersi conto quando la sua concentrazione è in calo e quindi fermarsi.

C’è anche chi ritorna al lavoro in sede: Il caso IBM

Il lavoro agile per alcuni è una novità assoluta, per altri risulta un concetto ormai superato.

IBM (L’International Business Machines Corporation) è una storica azienda statunitense tra le maggiori al mondo nel ramo informatico. Fondata nel 1911, oggi ha oltre 350 mila dipendenti. Produce e commercializza componenti e servizi informatici.

È attiva nel mondo delle piattaforme cloud (IBM Cloud con oltre 60 datacenter.

Lo storico marchio ha recentemente richiamato i propri lavoratori in sede. IBM da sempre attenta all’innovazione è stata la prima ad adottare il sistema Smart Work nel 2009 tuttavia è giunta alla conclusione che le vere performance avvengono in sede di lavoro.

L’azienda ha implementato il lavoro agile nel 2009 in pochi anni ha permesso al 40% dei propri impiegati, 386 mila di lavorare da casa.

Secondo IBM i propri obiettivi non sono legati esclusivamente all’ aumento della produttività ma la vera innovazione è quella di tornare a lavorare insieme.

Secondo l’IBM l’ultima tendenza è quella di creare dei luoghi di lavoro dove i dipendenti possono recarsi e svolgere attività come fare sport, seguire i propri interessi e persino dormire.

2 Comments

  1. […] Il Governo promuove le forme di lavoro agile o Smart Work durante l’emergenza attraverso procedure burocratiche semplificate. […]

  2. […] I servizi e le normative a cui fare riferimento per implementare lo Smart Working nelle aziende possono essere consultati a questa pagina. […]

Leave a Comment

Your email address will not be published.