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Professione Archivista

Quando sentiamo parlare di archivi, siamo soliti a pensare a stanze buie e polverose, in cui si accumulano volumi e faldoni di documenti e in cui nessuno o quasi ci mette mai piede. In realtà gli archivi sono fonti di informazioni importantissime e la loro gestione è un lavoro molto specializzato e vitale in certi ambiti. La carriera di archivista offre molte opportunità di carattere culturale, e per molte persone l’idea di lavorare al fine di studiare, mantenere, conservare e tramandare le informazioni che provengono dal passato, più o meno remoto, è estremamente allettante. Inoltre al giorno sempre più moderne tecnologie vengono applicate al campo dell’archivistica, aprendo interessanti possibilità di occupazione anche negli archivi correnti delle aziende e delle amministrazioni.

Chi è l’archivista

L’archivista è la figura professionale che crea, organizza e gestisce un archivio, cioè un insieme coerente di documenti. I documenti di cui si occupa l’archivista possono essere testi, disegni, fotografie, registrazioni audio e video, di interesse culturale, storico, artistico, o di tipo amministrativo.

L’archivista costituisce e organizza archivi prevalentemente documentali di interesse storico e culturale. Egli presta particolare attenzione alla collocazione di ogni opera nell’ambito del panorama storico di riferimento attraverso l’attività di schedatura, riordino e inventariazione dei beni. Rientra tra i suoi compiti, inoltre, il monitoraggio dello stato di conservazione dei beni culturali attraverso l’impiego di specifici strumenti e metodi di indagine al fine di identificare la necessità di eventuali interventi di restauro.

L’archivista lavora per enti pubblici e privati, aziende e fondazioni, istituti ecclesiastici, occupandosi della conservazione degli archivi storici e del mantenimento organizzato degli archivi correnti. In particolare trova lavoro presso:

  • Archivi di Stato regionali, che conservano gli atti degli organi centrali e periferici dello Stato sia per il periodo anteriore che posteriore all’Unità d’Italia.
  • Fondazioni culturali, ovvero associazioni o enti privati preposti alla conservazione, tutela e valorizzazione di documenti di carattere prevalentemente storico, culturale, economico inerenti precisi temi di studio o la vita di una persona che si ritiene abbia avuto un valore per la comunità.
  • Archivi ecclesiastici, che hanno lo scopo di registrare il percorso fatto lungo i secoli dalla Chiesa nelle singole realtà che la compongono. In quanto luoghi della memoria raccolgono sistematicamente tutti i dati con cui è scritta l’articolata storia della comunità ecclesiale.

Il grado di responsabilità si differenzia a seconda della complessità organizzativa relativa alla struttura presso sui si opera. Spesso le associazioni, le fondazioni o le aziende affidando ad un archivista il compito di impostare e realizzare un archivio in piena autonomia.

Gli archivi correnti sono archivi che contengono i documenti e le carte prodotti durante lo svolgimento delle normali attività del soggetto produttore, che può essere un’azienda, un ente, un libero professionista o altro ancora. Hanno una funzione pratica, amministrativa, contabile e giuridica. Per questo tipo di archivio, tra le mansioni dell’archivista ci sono l’impostazione dell’architettura della conservazione, il che vuol dire per esempio scegliere se adottare un ordine cronologico, alfabetico o in base al supporto (cartaceo, ottico, informatico), il mantenimento di questa struttura attraverso la catalogazione e la schedatura, e la scelta di quale materiale conservare e quale scartare.

Gli archivi storici invece sono archivi che con il passare del tempo hanno cessato di avere finalità pratiche, ma hanno acquisito importanza storica e culturale: non sono più produttivi, perciò il numero di faldoni, carte e documenti conservati non aumenta, e tutto ciò che è presente deve essere conservato. La conservazione può richiedere attenzioni particolari, nel caso di documentazione antica, fragile o deperibile.

Negli Archivi di Stato, invece, trattandosi di un’attività più strutturata e regolamentata, l’esercizio della professione ha un grado di autonomia meno ampio . L’attività di archiviazione è svolta prevalentemente in maniera solitaria, in contesti pubblici è limitata dagli orari d’ufficio, mentre nelle aziende private l’orario di lavoro è assolutamente flessibile. L’attività richiede comunque che l’archivista si relazioni con molteplici e differenti professionalità quali possono essere il committente, l’organizzatore di eventi, il restauratore e molti altri.

Cosa fa l’archivista

L’archivista non si occupa solo della conservazione fine a se stessa: deve garantire che le informazioni siano cercabili e individuabili da parte degli utenti, interni ed esterni, e ne gestisce poi la consultazione. L’accesso alla documentazione da parte degli utenti è regolato da normative specifiche per ogni archivio, che tendono a tutelare l’integrità del materiale conservato (in particolare per gli archivi storici) e la riservatezza dei dati (in particolare per gli archivi correnti). L‘utenza di un archivio è molto varia, a seconda del tipo di documentazione conservata: personale amministrativo, legale, storici, professori, studenti, ricercatori, o anche semplici appassionati.

La figura professionale dell’archivista e le sue mansioni si stanno trasformando, aprendosi sempre di più alle innovazioni digitali. Per questo un archivista può anche essere un esperto di conservazione digitale, e i documenti conservati non solo fisici ma anche documenti digitali ed elettronici. La figura dell’archivista digitale è sempre più cercata dalle aziende che vogliono intraprendere un processo di trasformazione della propria amministrazione da cartacea in digitale. Per poter gestire al meglio questo passaggio, è necessaria una figura professionale esperta, che possa coordinare il processo ed educare il personale sulle corrette pratiche di archiviazione e sull’utilizzo degli strumenti informatici e gestionali necessari.

L’archivista lavora di solito full time, seguendo gli orari di lavoro di un ufficio. Il lavoro dell’archivista si può articolare in diverse mansioni:

  • La conservazione dei documenti
  • La schedatura, la catalogazione e l’ordine dei documenti
  • La scansione di documentazione cartacea e l’archiviazione elettronica
  • La cura dell’accessibilità dei documenti
  • La progettazione dell’architettura di un archivio
  • La cura dello stato di conservazione dei documenti
  • La valorizzazione dei documenti conservati e dell’archivio

Come diventare archivista

Per la professione dell’archivista, la formazione necessaria è diversa a seconda del tipo di documentazione di cui si occupa. Se per l’archivio storico è necessaria una preparazione accademica di tipo storico, artistico e di gestione e cura di beni culturali, per gli archivi correnti sono richieste competenze amministrative, di gestione, catalogazione e smistamento delle pratiche. Praticamente la totalità degli archivisti possiede un diploma di scuola media superiore, di cui la stragrande maggioranza ottenuto in un liceo.

Per lavorare come archivista possono essere sufficienti lauree in Lettere, Storia, Filosofia, Giurisprudenza, Architettura o altro, ma esistono numerose opportunità di specializzazione per chi intenda intraprendere questa attività, fra cui la scuola per archivisti dell’Università di Bologna, la scuola speciale per archivisti e bibliotecari dell’Università di Roma (accesso dopo un primo biennio di giurisprudenza, lettere e filosofia, scienze politiche, materie letterarie, pedagogia, lingue e letterature straniere moderne, storia e tutela dei beni culturali oppure sociologia), la scuola di specializzazione in diplomatica e archivistica dell’Università di Bari e la scuola vaticana di Paleografia, Diplomatica e Archivistica, riservata a laureati in possesso di un’ottima conoscenza del latino. Inoltre presso 17 Archivi di Stato vi sono altrettante scuole di archivistica, paleografia e diplomatica, con corsi biennali per diplomati, obbligatori per i funzionari della carriera direttiva dello stato. Infine l’ANAI, l’Associazione nazionale degli Archivisti italiani, offre convegni e seminari di perfezionamento per chi già opera nel settore.

Scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica

Per lavorare come archivista è quindi possibile iscriversi ad una delle 17 Scuole di Archivistica, Paleografia e Diplomatica, operanti presso altrettanti Archivi di Stato, le cui attività sono disciplinate dal D.P.R. 30 settembre 1963 n. 1409. Inizialmente istituite per la formazione del personale scientifico dell’amministrazione archivistica, le scuole di Archivistica, Paleografia e Diplomatica si rivolgono a quanti intendano acquisire la preparazione indispensabile a svolgere attività nel settore degli archivi, sia in ambito pubblico che privato. Nel percorso formativo, articolato in un biennio, si svolgono lezioni teoriche ed esercitazioni pratiche. Al termine del secondo anno, dopo il superamento di un esame finale, la Scuola rilascia il Diploma in Archivistica, Paleografia e Diplomatica. Il diploma conferito, obbligatorio per gli archivisti di Stato, costituisce requisito nei concorsi per la direzione delle sezioni separate degli archivi delle regioni, delle province e dei comuni capoluoghi di provincia e titolo professionale per l’eventuale assegnazione di incarichi di riordinamento di archivi di notevole interesse storico.

Per accedere alla Scuola è richiesto il possesso del diploma di scuola media superiore e il superamento di un esame di ammissione. La prova di ammissione si svolge per iscritto nel rispetto della normativa vigente in materia di pubblici concorsi (D.P.R. 9 maggio 1994, n. 487). Durante la prova ai candidati è consentito l’uso di dizionari latini. La durata della prova è fissata in 3 ore. Sono ammessi al corso i primi trenta candidati che conseguono una votazione non inferiore ai 18/30.

Possono essere ammessi alla frequenza diretta del secondo anno di corso della Scuola i candidati che abbiamo superato almeno un esame di Archivistica, uno di Paleografia e uno di Diplomatica presso un’Università degli studi. L’ammissione è subordinata al superamento di un esame di ammissione, analogo alla prova di ammissione per l’accesso al primo anno.

Sono ammessi a sostenere gli esami finali coloro che abbiano frequentato almeno i 5/6 delle lezioni del secondo anno di corso, oppure coloro che abbiano regolarmente frequentato un corso biennale presso altra scuola di Archivio di Stato. Gli esami finali si articolano in due prove scritte ed una prova orale. La prima prova scritta consiste nel regesto, trascrizione, commento paleografico e commento diplomatico di un documento in lingua latina non anteriore al sec. XII e non posteriore al XV. La seconda scritta verte sugli insegnamenti afferenti alla disciplina archivistica. Le prove scritte si intendono superate con una votazione complessiva di almeno 70/100 e con un punteggio minimo di 30/50 in ciascuna. La prova orale verte su tutti gli insegnamenti sia del primo che del secondo anno di corso e si intende superata con il voto minimo di 35/50. La commissione esaminatrice è composta dal direttore dell’Archivio di Stato di Venezia, da un delegato ministeriale e da tre membri scelti tra docenti della Scuola, docenti universitari e funzionari delle biblioteche statali.

La Scuola di Specializzazione in Beni archivistici e librari

Presso l’Università la Sapienza di Roma è attiva anche la Scuola di Specializzazione in Beni archivistici e librari. La Scuola rilascia un diploma di specializzazione ai sensi del DM 31 gennaio 2006 (Riassetto delle Scuole di specializzazione nel settore della tutela, gestione e valorizzazione del patrimonio culturale), finalizzato a fornire le competenze per dirigere archivi, biblioteche e centri di documentazione e per occupare posizioni di responsabilità al loro interno. Il titolo è requisito necessario per partecipare ai concorsi per archivista di Stato e per bibliotecario banditi dal MIBAC.

Competenze da possedere per lavorare come archivista

È importante la preparazione informatica, sui processi di digitalizzazione, conservazione e accesso ai documenti. Un aspetto fondamentale è la conoscenza della legislazione archivistica in vigore, che varia a seconda del tipo di archivio su cui si lavora: ad esempio la documentazione legale richiede procedure e tempi di archiviazione diversi da quella amministrativa o medica.

A seconda dell’ambito in cui desidera lavorare (archivi storici, archivi di impresa, archivi informatici…) all’archivista possono poi essere necessari appositi corsi di formazione, nonché la conoscenza di lingue specifiche, antiche o moderne.

Le competenze richieste più spesso dalle offerte di lavoro per archivista sono:

  • Conoscenza dei principi di archivistica, anche digitale
  • Conoscenza della legislazione archivistica
  • Tecniche di descrizione e ordinamento archivistico
  • Tecniche di gestione informatica di archivi
  • Competenza nella conservazione delle unità archivistiche
  • Massima precisione e attenzione ai dettagli

A maggio 2019 è stato approvato il provvedimento che stabilisce la procedura per la formazione degli elenchi nazionali di professionisti competenti a eseguire interventi di qualunque natura sui beni culturali, inclusi i patrimoni documentari come archivi correnti, di deposito e storici della pubblica amministrazione, qualunque sia il loro formato e le loro caratteristiche specifiche. Un provvedimento a lungo meditato, arrivato con grande ritardo, ma che ha consentito alle strutture di riferimento (il comitato tecnico-scientifico per gli archivi del Mibac e l’associazione professionale di riferimento, l’Anai) di predisporre una griglia molto accurata basata sullo standard UNI 11536:2014 che definisce il profilo professionale dell’archivista. La norma tecnica identifica in modo formale e con notevole coerenza le competenze, le abilità e le conoscenze necessarie allo svolgimento della professione specifica, sia al fine di sostenere le attività di aggiornamento sia per migliorare i percorsi formativi di livello universitario, sia ancora per sensibilizzare enti pubblici e privati sul ruolo degli archivisti nei settori innovativi, tra cui ad esempio le funzioni di gestione documentale e conservazione digitale, troppo spesso lasciate nelle mani di personale interno privo di adeguata preparazione.

Stipendio e Carriera dell’Archivista

La professione dell’Archivista è regolata anche dalla norma UNI 11536 “Qualificazione delle professioni per il trattamento dei dati e dei documenti. Figura professionale dell’archivista. Requisiti di conoscenza, abilità e competenza”.

Al momento in Italia la maggior parte degli archivisti sono assunti attraverso concorsi pubblici, ma circa un quarto svolge il lavoro da libero professionista. Di questi poco più della metà hanno aperto la partita IVA, mentre il resto lavora con prestazione occasione o altre formule come contratti a progetto.

Stipendio di un Archivista

Lo stipendio medio di un archivista è di 1.350 EUR netti al mese, circa 24.500 EUR lordi all’anno, ma l’importo della retribuzione varia moltissimo in base al tipo di progetto e al soggetto per cui si lavora. La retribuzione di un archivista può partire da uno stipendio minimo di 850 EUR netti al mese, mentre lo stipendio massimo può superare i 2.000 EUR netti al mese. Più sono specifiche le proprie competenze e più sale di conseguenza anche la retribuzione.

Il percorso di carriera nell’amministrazione statale inizia, dopo il superamento di un concorso pubblico, con la VII qualifica di Archivista di Stato, per procedere poi con l’inquadramento nella qualifica di Archivista di Stato ricercatore storico-scientifico, per la quale è richiesto il Diploma Universitario in Archivistica, Paleografia e Diplomatica, la conoscenza approfondita, oltre al latino, di una lingua antica a scelta tra: greco, arabo, francese, tedesco, catalano, spagnolo, serbo-croato e l’ottima padronanza di una lingua straniera “moderna”.

Per assumere la direzione delle Sezioni separate d’archivio delle Regioni, delle Province, dei Comuni capoluogo di Provincia, nonchè degli archivi di Enti pubblici in generale, di cui sia stato riconosciuto il particolare interesse storico con decreto ministeriale, è richiesto il diploma di Archivista, Paleografia e Diplomatica, previsto dall’art. 14 del D.P.R. 30 settembre 1963 numero 1409.

Per svolgere la professione presso enti privati non vi sono specifici regolamenti. Il diploma di Archivista, Paleografia e Diplomatica è comunque titolo preferenziale per il conferimento di incarichi di schedatura, riordinamento, inventariazione di archivi di enti pubblici o privati. Costituisce infine un titolo rilevante in concorsi per qualifiche inerenti la tenuta di archivi correnti, di deposito e storici.

La carriera di un archivista progredisce con l’aumento delle responsabilità: può infatti diventare responsabile di una sezione o di alcune fasi di lavorazione all’interno dell’archivio, per poi raggiungere posizioni di coordinamento e gestione, fino alla direzione d’archivio.

Un’altra possibile evoluzione è all’interno degli uffici amministrativi di un’azienda: affiancando alle proprie mansioni sull’archivio corrente anche compiti di gestione e di data entry, può diventare parte della segreteria amministrativa.

Inoltre un archivista può specializzarsi in una determinata tipologia di documentazione (come quella digitale ad esempio), in un periodo storico (le competenze necessarie per conservare un archivio di documenti medievali sono diverse da quelle richieste per la documentazione contemporanea) o in determinate istituzioni (come quelle ecclesiastiche, militari o industriali).

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