Mansionario aziendale: cos’è, a cosa serve e come prepararlo

Il mansionario aziendale è uno strumento basilare per una corretta organizzazione dei ruoli e dei compiti all’interno di una qualsiasi organizzazione.

Come vedremo in questo articolo, scrivere il mansionario, sebbene non sia obbligatorio, permette di inquadrare gli obiettivi da raggiungere e di coordinare al meglio tutte le attività da svolgere all’interno dell’azienda.

Cos’è il mansionario aziendale

Il mansionario aziendale, in inglese job description può essere definito come un documento accessibile a tutto il personale aziendale che ha lo scopo di determinare i ruoli e i compiti di ogni singolo lavoratore.

Il documento permette di organizzare al meglio il lavoro, poiché chiunque, in qualsiasi momento, può verificare le attività da svolgere.

Il documento è in molti casi realizzato in formato digitale (Excel) e bisogna immaginarlo come un prospetto nel quale sono contenuti tutte le attività che un singolo lavoratore deve svolgere a seconda della posizione ricoperta.

A cosa serve il mansionario aziendale

Il mansionario aziendale ha la funzione di definire al meglio le posizioni e i compiti all’interno dell’organizzazione. In particolare, il documento è utile alle aziende medio, grandi, le quali, avendo molti dipendenti, hanno assoluta necessità di evitare sovrapposizioni di ruoli.

Il mansionario è inoltre utile anche perché responsabilizza i dipendenti, questi infatti possono, in qualsiasi momento consultare un documento, verificando i compiti e gli obiettivi da raggiungere.

Il documento è altresì utile per verificare alcuni aspetti fondamentali in un’azienda. Ad esempio, che tutti abbiano frequentato i corsi obbligatori per la sicurezza sul lavoro, o i corsi HACCP.

In definitiva, rendere accessibili tali informazioni al personale e ai dirigenti, permette sia di responsabilizzare i lavoratori, sia di gestire in maniera ottimali varie dinamiche aziendali.

È obbligatorio redigere il mansionario aziendale?

È importante chiarire sin da subito un aspetto. Scrivere il mansionario aziendale non è obbligatorio. Si tratta di uno strumento utile per definire al meglio i ruoli aziendali, per organizzare il lavoro, per migliorare le performance e inoltre dimostra una certa trasparenza, generalmente apprezzata dai dipendenti.
Il Dgls n.81/2015 la legge delega del Jobs Act, infatti, in tema di mansioni specifica che un lavoratore dev’essere assegnato a una mansione coerente con il suo livello di inquadramento contenuto nel CCNL.

Chi deve fare il mansionario?

Come evidenziato in precedenza le aziende non sono obbligate a redigere un mansionario, sebbene si tratti di un documento estremamente utile.

Le figure che si occupano nella pratica di scrivere il mansionario possono essere diverse. In una piccola azienda generalmente è il titolare che si occupa di definire il ruolo e la mansione di ogni singolo lavoratore.

Diversamente le aziende medio o grandi, sono solite affidare il lavoro al reparto delle risorse umane o human resources.

Talvolta il lavoro può essere svolto in collaborazione con figure come il business coach, oppure può essere interamente affidato ad una società di servizi alle imprese.

Come scrivere il mansionario?

In rete sono presenti diversi esempi e fac simile di mansionari aziendali. Tuttavia, non essendo un documento obbligatorio e considerando che ogni organizzazione è diversa, ogni mansionario risulta differente dall’altro.

Un mansionario deve sicuramente contenere i compiti e le mansioni di tutti i lavoratori e gli obiettivi da raggiungere. Inoltre, può essere realizzato sia in Excel, sia avvalendosi di appositi software.

Vediamo quindi un esempio di mansionario aziendale, riportando quali punti dovrebbe contenere:

Obiettivi

Prima di iniziare a scrivere il mansionario gli addetti preposti alla realizzazione del documento generalmente raccolgono gli obiettivi che l’azienda intende raggiungere durante l’anno.

Successivamente sulla base di questi ultimi vengono valutati i ruoli e le competenze presenti in azienda. Anche in questo caso è possibile definire i ruoli realizzando un organigramma aziendale in Excel. A questo punto si definisce una prima idea di come organizzare al meglio le risorse in azienda.

Posizioni aziendali

Il secondo passaggio consiste nel verificare tutte le posizioni aziendali occupate da ogni singolo lavoratore.

L’obiettivo è comprendere se ogni attività è svolta da un numero sufficiente e competente di risorse al fine di portarla al termine. Può essere utile procedere preparando un mansionario per ogni reparto d’azienda e successivamente unire ogni documento in un singolo lavoro. Si può dunque realizzare un mansionario per le risorse umane, uno per il reparto commerciale e così via.

Gerarchie

Ora che ogni posizione aziendale è definita ed è stato allocato un numero sufficiente di risorse a seconda degli obiettivi da raggiungere, non resta che individuare i responsabili dei vari gruppi di lavoro.

Individuare il giusto responsabile di un progetto dipende da molti aspetti: esperienza, competenze e leadership.

Definire e chiarire

È importante soffermarsi ulteriormente sui punti finora trattati. Il mansionario aziendale deve essere realizzato in maniera tale da essere il più chiaro e comprensibile per tutto il personale.

Solo in questo modo è possibile beneficiare dei vantaggi portati dal documento. È bene dunque che gli obiettivi siano definiti in maniera puntuale, così come le responsabilità e le gerarchie aziendali.
In altri termini, chiunque, consultando il mansionario dovrebbe facilmente individuare cosa fare, di cosa si stanno occupando gli altri lavoratori e sono i suoi diretti superiori.

Requisiti per l’avanzamento di ruolo

In un’ottica di trasparenza numerosi esempi di mansionario aziendale contengono informazioni utili per l’avanzamento di carriera. Ciò vuol dire che ogni lavoratore dovrebbe essere informato riguardo le competenze, la formazione e le specializzazioni da acquisire al fine di ricevere una promozione e avanzare di ruolo.

Rileggere e pubblicare

Infine, prima di rendere pubblico il documento, buona prassi è verificare che questo contenga tutte le informazioni. Pertanto, il mansionario aziendale è completo quando contiene: il nome e il ruolo di ogni lavoratore, le mansioni, la posizione aziendale, le responsabilità, i requisiti per avanzare di ruolo.

Mansionario: cambio di ruolo e mansione

Il mansionario aziendale andrebbe aggiornato ogni qual volta vi sono cambiamenti rilevanti all’interno dell’azienda: sono assunte nuove risorse, in caso di acquisizione o fusione, in caso di licenziamenti.

In un mercato del lavoro mutevole, infatti, non è raro che un dipendente si trovi a cambiare spesso mansioni pur continuando a lavorare per la medesima azienda, fermo restando che un lavoratore, in generale, non può essere demansionato, adibito cioè a lavori di inferiore responsabilità e ruolo.

Un lavoratore, tuttavia, può essere allocato ad altre mansioni di livello superiore o uguale. In questo caso, è necessario aggiornare il mansionario così da informare tutto il personale riguardo i nuovi compiti presenti in azienda.

L’importanza dei mansionari aziendali

È lecito chiedersi perché è importante redigere e mantenere costantemente aggiornato un mansionario aziendale. Nonostante nessuna legge imponga la job description, sempre più aziende si avvalgono dello strumento per diverse ragioni:

Migliore comunicazione

La comunicazione è basilare sia all’interno sia all’esterno dell’azienda. Un mansionario completo, in tal senso, diventa un valido strumento di comunicazione. I dipendenti infatti possono in qualsiasi momento verificare i propri ruoli, i compiti e le azioni che possono intraprendere al fine di avanzare di carriera.

Selezionare talenti

Il mansionario, seppur non direttamente, permette di selezionare al meglio le risorse future da inserire in azienda. Il documento infatti permette di avere una visione chiara e definita dell’organigramma aziendale. In questo modo risulta più semplice individuare i reparti e le competenze di cui l’azienda ha bisogno.

Incoraggiare la formazione

Il mansionario è altresì uno strumento utile per incoraggiare i dipendenti a partecipare ai programmi di life long learning. Avere la consapevolezza che l’azienda adotta un sistema meritocratico per la gestione delle promozioni, spinge il personale a migliorarsi continuamente.

Brand aziendale

Infine, la presenza di un mansionario migliora la reputazione dell’azienda e del marchio agli occhi esterni. Il documento trasmette una vision ben precisa.

È noto che la brand reputation sia oggi influenzata da diversi fattori e le aziende tutte sono alla costante ricerca di strumenti per stimolare non solo i dipendenti ma anche trasmettere i propri valori e la propria identità.