La stipula di un contratto

Professione Responsabile Acquisti

9 Dicembre 2019 0 Comments

Qualsiasi lavoro necessita di acquisti, che si tratti di attrezzature, di materie prime o di servizi, per essere produttivi e guadagnare bisogna investire una parte di ricavi sulle spese correnti.

Più è grande il volume di lavoro e le dimensioni dell’impresa, più le voci di spesa rappresentano una fetta importantissima del bilancio aziendale.

Ottimizzare le spese diventa così un’operazione che può fare la differenza alla chiusura dei bilanci, e sempre più aziende si rendono conto che più si investe nelle figure che gestiscano in maniera ottimale gli acquisti più questo si traduce sia in un maggiore risparmio sia in una maggiore efficienza produttiva.

Chi è questa figura che si dedica alla ricerca delle condizioni di acquisto migliori e della miglior qualità degli acquisti, e si dedica a gestire le richieste aziendali e ottimizzare gli ordini, seguendo le trattative con i fornitori in maniera da soddisfare al miglior modo e al minor prezzo le esigenze produttive?

Si tratta del responsabile degli acquisti, una figura che può assumere diverse declinazioni e denominazioni, ma il cui compito bene o male si riconduce ad una semplice regola: comprare il meglio al miglior prezzo

Chi è il Responsabile acquisti 

Il responsabile acquisti, o buyer, è quella figura che all’interno di un’azienda si occupa delle operazioni di approvvigionamento, ovvero ha il compito di acquistare tutte quelle cose che servono per mantenere attivo il lavoro dell’azienda, sia che si tratti di materiali, servizi o attrezzature. 

Nel ruolo di addetto agli acquisti, il buyer deve pianificare con cura e gestire tutte le operazioni di acquisto di beni e servizi della ditta, prestando attenzione all’ottimizzazione delle scorte e coordinando tutte le attività in un’ottica di riduzione dei costi e di miglioramento dei flussi e dei processi di stoccaggio.

Gli acquisti di un’azienda in genere appartengono a due categorie: gli acquisti necessari per svolgere il lavoro e gli acquisti di materiale che poi dovrà essere rivenduto. 

Nelle aziende più grandi possono essere seguiti da due figure distinte, e per la prima categoria si può parlare di Procurement Buyer, ovvero di colui che si occupa degli acquisti necessari al funzionamento quotidiano dell’azienda, dalla fornitura dei prodotti per l’ufficio alla stipula dei contratti di fornitura energetica.

In funzione dell’attività della ditta per cui lavora, la tipologia di acquisti della seconda tipologia può distinguere il responsabile degli acquisti in: 

  • Buyer Materie Prime, ovvero colui che si occupa dell’acquisto di materie prime o semilavorati, che vengono poi trasformate dai reparti industriali o artigianali in prodotto finito; 
  • Wholesale Buyer, che si occupa di comprare direttamente dai produttori le merci che vengono poi rivendute alle catene di retail; 
  • Retail Buyer, che acquista le merci e i prodotti dai grossisti che poi vengono rivenduti nei punti vendita. 

Il lavoro di un responsabile acquisti si sviluppo secondo alcuni passaggi precisi.

Prima di tutto, deve compiere un’analisi dei bisogni aziendali, attraverso appositi software gestionali, maniera da avere un quadro dei beni e dei servizi che deve acquistare, in linea con la supply chain dell’azienda, in modo tale da essere compatibile con il bilancio aziendale.

In seconda battuta dovrà individuare i fornitori che praticano le offerte migliori, in termini sia di qualità del prodotto (o del servizio) che di prezzo più conveniente.

Una volta contattato il potenziale fornitore, deve intavolare una trattativa commerciale, che riguarda il prezzo d’acquisto ma anche i tempi di consegna, le modalità di pagamento e le quantità approvvigionabili.  

Una volta concluso l’accordo con il fornitore, il responsabile degli acquisti stipula il contratto e controlla che i tempi delle consegne siano rispettati e che i corrieri siano puntuali e precisi.

È suo compito stilare i report una volta che l’ordine viene consegnato per mantenere aggiornata la quantità della merce disponibile in magazzino. 

Tra i suoi compiti c’è anche quello di effettuare periodicamente un’analisi delle tendenze del settore, verificando l’eventuale presenza di nuovi prodotti sul mercato e valutando se l’introduzione di essi in azienda possa avere un impatto positivo, attivando le procedure di acquisto se tali novità dovessero essere utili al processo produttivo dell’azienda. 

I compiti del responsabile acquisti si possono riassumere nelle fasi che abbiamo riportato, con le dovute specificità riguardo ai vari ambiti di lavoro (se si tratta di beni deperibili piuttosto che di beni durevoli o altro), ma l’ordine delle fasi può variare, alcuni compiti possono sovrapporsi e varie procedure di acquisto possono intersecarsi in maniere diverse.

Il buyer deve avere capacità di analisi, dal momento che per svolgere al meglio il suo lavoro deve essere in grado di prevedere l’andamento dei mercati e dei prezzi, e deve conoscere bene la contrattualistica commerciale.

Deve essere dentro logiche operative aziendali per poterne anticipare le necessità. Deve quindi conoscere molto bene le forniture da trattare e le loro caratteristiche tecniche e produttive.

Al responsabile acquisti arrivano continuamente informazioni dai reparti interni (produzione, area commerciale, logistica…), dai fornitori, dalla rete vendita e dal mercato (concorrenti, dati economici e finanziari…), ed è suo compito estrapolare un quadro complessivo da tutti questi input e provvedere all’eventuale modifica dei piani d’acquisto in base a quello che ne ricava. 

Se l’azienda lavora per commessa, ad esempio, l’addetto acquisti che viene assegnato ad una specifica commessa si occupa di pianificare gli ordini in base al fabbisogno di materiale e ai tempi di lavoro della commessa, coordinandosi con il Project Manager. 

Nel caso del Retail Buyer si occupa di acquistare prodotti destinati alla vendita, per cui l’addetto agli acquisti deve conoscere in maniera approfondita il mercato di riferimento.

Deve quindi analizzare i dati di vendita per categoria merceologica, brands, tendenze, competitors ecc. per scegliere, acquistare e introdurre nei punti vendita prodotti in linea con i gusti dei consumatori, e per prevedere l’andamento delle vendite.

Il suo lavoro si svolge in contatto diretto con gli Store Manager e gli Area Manager, per creare report sell in e sell out dei punti vendita, supportare l’attività di riassortimento dei negozi e controllare degli stock.

Potrebbe ricadere nelle mansioni del Retail Buyer anche la creazione dei piani di inserimento in azienda dei nuovi articoli acquistati: ad esempio progettando insieme al marketing e ai responsabili delle vendite operazioni di merchandising o momenti di formazione sui nuovi prodotti. 

La figura del responsabile acquisti la si trova nelle aziende produttive di ogni settore: alimentare, farmaceutico, chimico, cosmetico, automotive, tecnologico, tessile, meccanico, metalmeccanico e via dicendo.

È una figura chiave anche nelle imprese commerciali e nelle industrie della grande distribuzione quali GDO, retail o e-commerce. Il luogo di lavoro è tipicamente l’ufficio acquisti, per quanto possano essere richieste trasferte per visite ai fornitori.

L’orario di lavoro è solitamente un full time tradizionale. 

Nei contesti aziendali che utilizzano sistemi di e-commerce si è sviluppata la figura dell’e-buyer, ovvero di un professionista che tramite il web, ovvero tramite e-procurement, vetrine virtuali, aste o cataloghi online sviluppa le attività di acquisizione necessarie all’impresa.

Dato che il web permette di essere aggiornati in tempo reale sul mercato di riferimento e di avere numerose informazione e diverse possibilità per gestire la spesa.

Inoltre permette anche di avere numerosi contatti con i fornitori, permettendo trattative anche a considerevoli distanze.

Le attività di marketing intelligence che vengono svolte sulla rete danno la possibilità di approfondire la conoscenza del mercato, dei prodotti, ma anche di fornitori e di servizi.

Questo permette all’e-buyer di svolgere azioni finalizzate alla riduzione dei tempi di realizzazione e dei costi totali di approvvigionamento, oltre che a garantire una maggiore flessibilità nei processi d’acquisto. 

L’e-procurement è il campo in cui l’e-commerce aziendale sta prendendo sempre più piede: il procurement è l’attività di acquisto da parte degli addetti di un’impresa di beni o servizi non appartenenti al ciclo produttivo dell’azienda, una sorta di commercio rivolto principalmente agli impiegati della ditta.

Un nuovo approccio per quanto riguarda queste attività è quello dell’e-procurement: in settori ad alta concentrazione di responsabili acquisti i vantaggi in termini di tempo e costi per valutare un’offerta molto vasta possono fare la differenza.

Dunque si tratta sostanzialmente di integrare il catalogo di alcuni selezionati fornitori nell’intranet aziendale, così da poter effettuare direttamente da questa gli ordini in modo, sempre sotto il controllo costante del sistema di pianificazione risorse dell’impresa.

Viene così garantita la rispondenza degli acquisti con le politiche di procurement stabilite dall’azienda, guadagnando in termini di efficienza e rapidità.

I principali ostacoli stanno rallentando l’adozione in larga scala dell’e-procurement sono le difficoltà di integrazione tra i sistemi informativi e i processi di back office, nonché l’attuale mancanza di un software standard per questo tipo di necessità. 

Come diventare Responsabile acquisti 

Per lavorare nell’ufficio acquisti è utile frequentare un istituto tecnico o una scuola professionale a indirizzo commerciale.

A volte, nelle offerte di lavoro per responsabile acquisti è richiesto un diploma di laurea, preferibilmente in Economia o in Ingegneria gestionale.

Esistono anche master e corsi di specializzazione nel settore acquisti e logistica, che forniscono conoscenze in materia di gestione degli approvvigionamenti e della supply chain, organizzazione del magazzino, logistica integrata, distribuzione, amministrazione e controllo di gestione.

Sono inoltre richieste dalle imprese specifiche competenze nelle aree economiche e di marketing e conoscenze nel settore della contrattualistica. 

I corsi di laurea, che siano triennali o magistrali, specialistica o vecchio ordinamento, più indicati per diventare responsabile acquisti sono: 

  • Economia e statistica per le organizzazioni; 
  • Economia aziendale; 
  • Direzione d’impresa, marketing e strategia; 
  • Economia e management. 

È utile frequentare corsi di formazione in tema di gestione e direzione degli acquisti e sviluppare esperienze sul campo nell’ufficio acquisti e approvvigionamenti di un’azienda.

Se si desidera lavorare per una multinazionale è opportuna la conoscenza approfondita e settoriale, in particolare nel campo della contrattualistica, di una o più lingue straniere. 

Un responsabile acquisti deve anche avere competenze informatiche e saper utilizzare i comuni strumenti di office automation e software gestionali che permettono di controllare lo stato di ordini, pagamenti e consegne, di gestire le procedure amministrative relative agli acquisti e monitorare il parco fornitori.

Inoltre, un requisito che viene spesso cercato nei candidati è la conoscenza di lingue straniere, necessaria per relazionarsi con i fornitori esteri e partecipare alle fiere internazionali.

La conoscenza del settore merceologico in cui si va ad operare e l’esperienza maturata sul lavoro sono altri requisiti preferenziali, che possono venire valutati anche più dei titoli di studio. 

Le principali competenze di un responsabile acquisti sono: 

  • Competenza nella gestione degli acquisti, del magazzino e della distribuzione; 
  • Conoscenza del settore merceologico di riferimento; 
  • Competenze gestionali e di valutazione di budget previsionali e consuntivi; 
  • Capacità di negoziare e condurre trattative commerciali; 
  • Conoscenza delle procedure amministrative per la gestione degli ordini; 
  • Conoscenza delle norme relative alle transazioni commerciali; 
  • Utilizzo dei principali applicativi informatici e software gestionali; 
  • Doti analitiche. 

Un buyer competente è una persona molto dotata di spirito analitico e razionalità: questo perché deve sempre evitare il peggior errore che può commettere, ovvero quello di effettuare un acquisto impulsivo.

La figura del responsabile acquisti è speculare a quella del venditore: se a quest’ultimo è richiesta grande capacità comunicativa, il buyer invece deve sempre mostrarsi diffidente e distaccato.

Un buyer deve essere in grado di mettere in difficoltà il proprio interlocutore, ad esempio cercando di capire se chi propone l’acquisto è insicuro su alcuni prodotti. Inoltre un bravo responsabile acquisti sa essere testardo ed è capace di bluffare abilmente. Dominare la contrattazione infatti è il primo requisito per essere efficaci.

Per rafforzare questo sistema sono stati studiati alcuni trucchi e stratagemmi non convenzionali, come creare luoghi appositi per le trattative commerciali, dove il venditore sia illuminato in modo fastidioso, allo scopo di innervosirlo, e il buyer si trovi seduto abbastanza lontano da sottolineare il suo distacco. 

Sviluppo professionale di un Responsabile Acquisti

La figura del responsabile acquisti è strategica in un’azienda, dal momento che il reparto acquisti, insieme alla logistica e alla distribuzione, rientra tra le principali leve a disposizione della dirigenza per ottimizzare i costi e massimizzare l’efficienza dei processi.

Il compito del responsabile acquisti è quindi quello di assicurare all’azienda un approvvigionamento costantemente in linea con le esigenze del business, garantendo competitività e flessibilità all’azienda.

Di conseguenza l’impatto del lavoro dell’ufficio acquisti sul successo di un’impresa è notevole, e fonte di grande soddisfazione professionale e considerazione da parte dei vertici dell’azienda

Le caratteristiche della professione permettono orari di lavoro piuttosto stabili, e in alcuni casi si ha anche l’opportunità di viaggiare: ad esempio per fare visita ai fornitori o per partecipare alle fiere internazionali di settore. 

La domanda di lavoro per questa categoria è in leggero aumento. Nel 2018 si registrano 2330 assunzioni di dipendenti su 2810 entrate previste. Le aziende che desiderano assumere un Responsabile degli acquisti cercano almeno i seguenti requisiti: 

  • esperienza professionale (lo richiede il 29% dei datori di lavoro) 
  • esperienza nello stesso settore (è richiesta dal 54,7% dei datori di lavoro) 
  • formazione professionale (richiesta dal 8,8% dei datori di lavoro) 

Prima di diventare responsabile acquisti, si può iniziare a lavorare nel reparto commerciale o nell’ufficio acquisti di un’azienda come impiegato o addetto ufficio acquisti junior: in questo caso si svolgono mansioni di supporto come il controllo delle consegne o dello stato delle scorte, oppure la redazione della reportistica.

Con l’esperienza e l’abilità dimostrata nell’individuare i fornitori e nel condurre trattative che consentono di ottenere il miglior prezzo e la migliore qualità alle migliori condizioni, si può diventare senior buyer: una figura che opera in autonomia per garantire la massima efficienza degli approvvigionamenti.

Il senior buyer segue personalmente la negoziazione, gestisce le richieste di acquisto e promuove azioni di riduzione costi e cost sharing, confrontandosi quotidianamente con la direzione.

La carriera si può poi sviluppare verso le posizioni manageriali, come direttore del reparto acquisti. 

Lo stipendio medio di un responsabile acquisti è di 36.500 euro lordi all’anno, ovvero circa 1.900 EURO netti al mese.

La retribuzione di un buyer può partire da uno stipendio minimo di 21.200 EURO lordi all’anno, mentre lo stipendio massimo può superare i 67.000 euro lordi all’anno. 

Un buyer junior, con meno di 3 anni di esperienza lavorativa, può aspettarsi uno stipendio medio complessivo di circa 24.100 EURO lordi all’anno.

Un responsabile acquisti a metà carriera, con un’esperienza che vada dai 4 ai 9 anni, può avere uno stipendio medio di circa 33.800 EURO lordi l’anno, mentre un buyer senior con esperienza superiore ai 10 anni guadagna in media 48.000 EURO lordi l’anno.

Un responsabile acquisti a fine carriera, con più di 20 anni di esperienza, si può attendere una retribuzione media complessiva di 56.200 EURO lordi l’anno. 

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