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Assistente Amministrativo e ATA: mansioni e stipendio

Con assistente amministrativo normalmente si indica una figura che si occupa di varie mansioni di tipo amministrativo all’interno di aziende e organizzazioni.

Si tratta di una definizione che abbraccia una serie di compiti e mansioni che possono variare moltissimo da azienda ad azienda, ma nel mondo della scuola questa denominazione è andata a definire una figura ben precisa all’interno del personale amministrativo, tecnico e ausiliario (chiamato anche personale ATA), ovvero del personale non docente che lavora nell’ambito della pubblica istruzione.

Andiamo a vedere in cosa consiste il lavoro dell’assistente amministrativo in genere e poi vedremo come si declina nello specifico del mondo della scuola.

Le mansioni di un assistente amministrativo 

Per capire di cosa si occupa l’assistente amministrativo, possiamo partire dalla definizione: l’assistente amministrativo è una figura addetta alle mansioni amministrative all’interno di aziende e organizzazioni di ogni tipo, nel pubblico e nel privato.

Si tratta di un ruolo molto importante all’interno di ogni ufficio amministrativo, ma che può variare considerevolmente in base al tipo, alla dimensione e alla struttura organizzativa adottata nella società o nell’ente in cui si lavora. Il lavoro può essere totalmente diverso nel caso si lavori per imprese private, studi medici o legali, uffici pubblici, ospedali o scuole. 

I compiti dell’impiegato amministrativo si riferiscono per la maggior parte alla gestione della documentazione da cui dipende il funzionamento efficiente dell’azienda.

L’assistente amministrativo si occupa principalmente di creare e compilare documenti, inserire dati, archiviare pratica e di controllare che tutti gli adempimenti amministrativi vengano espletati nei tempi e nei modi previsti. 

Tra i suoi compiti c’è anche tutto quanto ruota attorno gli aspetti burocratici e di segreteria, in base a come sono strutturate le procedure aziendali.

Deve filtrare e smistare posta e telefonate in entrata e in uscita, redigere lettere e documenti, pianificare l’agenda ed i calendari di appuntamenti e riunioni, organizzare viaggi e trasferte dei colleghi e dei superiori, come ad esempio l’agenda degli appuntamenti degli agenti commerciali oppure i viaggi del direttore.

Offre anche supporto ai colleghi dell’ufficio nella soluzione dei problemi amministrativi che possono insorgere, riportando il tutto al responsabile amministrativo. 

Ad un assistente amministrativo può anche essere richiesto di dare un supporto commerciale al business, oltre che il supporto amministrativo e di segreteria.

Tra i compiti dell’assistente amministrativo commerciale possiamo trovare la gestione degli ordini di clienti e fornitori, utilizzando dei software gestionali, la preparazione delle offerte per i commerciali, la creazione di presentazioni per la vendita, la gestione di richieste della clientela e altre funzioni che lo avvicinano al ruolo del back office commerciale 

Un assistente amministrativo inserito nell’area di amministrazione e contabilità, invece, si può occupare di fatturazione attiva e passiva, del supporto alla redazione del bilancio aziendale, del pagamento di tasse, imposte e oneri vari, oltre che a svolgere le varie pratiche amministrative per la corretta contabilità aziendale. In questo caso viene definito assistente amministrativo contabile. 

Nelle aziende più piccole, l’assistente amministrativo può ricoprire anche ruoli che in realtà di dimensioni superiori hanno personale dedicato: per esempio, può svolgere mansioni di pertinenza dell’amministrazione delle risorse umane, come la gestione di ferie, malattie e maternità. 

Come si diventa assistente amministrativo 

Per ricoprire il ruolo di assistente amministrativo è richiesta una formazione di tipo gestionale ed amministrativo.

Generalmente i datori di lavoro cercano profili che abbiano titoli di studio come un diploma di istituto tecnico commerciale (ragioneria), oppure una laurea in materie economiche, in Scienze Politiche o in Giurisprudenza.

Per svolgere questo lavoro servono infatti competenze in gestione e conservazione della documentazione, ragioneria, economia, contabilità, diritto.

Un requisito preferenziale è l’esperienza pregressa come impiegato amministrativo in ambito contabile, commerciale o segretariale, o in altri ruoli simili, come back office o data entry. 

Ad un assistente amministrativo è richiesta una conoscenza approfondita della normativa vigente riguardo lo svolgimento di pratiche amministrative e burocratiche, in particolare per quanto riguarda la Pubblica Amministrazione.

Inoltre deve possedere competenze informatiche tali da essere in grado di utilizzare fogli elettronici, redigere testi, gestire archivi, database e vari altri applicativi gestionali, oltre ad essere pratico con il funzionamento delle comuni apparecchiature da ufficio come sistemi telefonici e per videoconferenze, stampanti, fotocopiatrici, fax e via discorrendo. 

È possibile frequentare corsi di formazione che si propongono di fornire agli studenti gli strumenti contabili ed amministrativi necessari al fine di formare la figura professionale dell’assistente amministrativo.

In particolare si concentrano sulle conoscenze e sui metodi per migliorare l’organizzazione ed i risultati del lavoro, migliorare la comunicazione, la collaborazione con la direzione e migliorare i rapporti con l’esterno.

Durante i corsi si ha la possibilità di approfondire ed ottimizzare la conoscenza degli strumenti di comunicazione utilizzati all’interno ed all’esterno delle aziende al fine di garantirne il corretto utilizzo, di individuare i parametri di qualità per soddisfare le esigenze dei clienti e mantenere un elevato standard di efficacia comunicativa.  

I punti che vengono normalmente affrontati in questi corsi sono i seguenti: 

  • Informatica 
  • Diritto Commerciale 
  • Diritto Tributario 
  • Gestione Commerciale e Finanziaria 
  • Comunicazione 
  • Diritto del Lavoro 
  • Sicurezza sui luoghi di lavoro 
  • Privacy 
  • Antiriciclaggio 
  • ISO 9001 – Qualità nelle aziende 
  • Fondamenti di diritto civile 
  • Comunicazione interpersonale – Tecniche di Mediazione dei conflitti e negoziazione 
  • Tecniche di primo soccorso 
  • Antincendio rischio medio 

Quanto guadagna e che carriera può fare un assistente amministrativo 

Un assistente amministrativo generalmente è assunto come dipendente, con contratto full time o part time a seconda delle esigenze dell’azienda.

Lo stipendio medio di un assistente amministrativo è di circa 1.150 euro netti al mese, corrispondenti a 20.000 euro lordi all’anno.

La retribuzione di un assistente amministrativo in genere parte da uno stipendio minimo di 17.400 euro lordi all’anno, mentre lo stipendio massimo può arrivare anche a superare i 23.500 euro lordi all’anno. 

La professione di assistente amministrativo presenta il vantaggio di essere un lavoro con orari e ritmi molto ben definiti e stabili.

È adatta alle persone molto organizzate e dotate di grande attenzione ai dettagli. Inoltre, è un ottimo punto di partenza per una carriera all’interno dell’area amministrazione di un’azienda o nella Pubblica Amministrazione.

Dal momento che praticamente ogni organizzazione può avere necessità di un assistente amministrativo, si possono trovare numerose offerte di lavoro, diffuse su tutto il territorio. 

Nel corso della sua carriera, un assistente amministrativo può ambire a progredire verso posizioni di maggiore responsabilità: dopo alcuni anni può aspirare a diventare capo ufficio (office manager) oppure responsabile amministrativo.

Dal momento che è una figura generalista, l’assistente amministrativo può anche decidere di acquisire competenze specifiche (ad esempio contabilità, payroll e gestione delle risorse umane) e quindi spostarsi di reparto all’interno della stessa organizzazione.

Oppure ancora può focalizzarsi sugli aspetti di segreteria e fare carriera come assistente di direzione o Executive Assistant

L’assistente amministrativo ATA  

Il mondo della scuola è formato da personale docente e non docente. In quest’ultima categoria rientra il personale ATA, formato a sua volta da diverse figure professionali inserite a vario titolo all’interno della comunità scolastica.

In particolare, l’assistente amministrativo scolastico, spesso abbreviato con la sigla “AA”, rientra nell’Area B del personale ATA. 

Questa figura nel tempo ha subito enormi cambiamenti, soprattutto per quanto riguarda l’aumento della mole di lavoro e delle rispettive responsabilità.

Se un tempo poteva essere identificato come un semplice impiegato addetta alle segreterie scolastiche, oggi è una sorta di funzionario della Pubblica Amministrazione che deve avere un alto livello di preparazione professionale specifica e deve sempre aggiornarsi. 

L’assistente amministrativo è un profilo professionale molto richiesto dalle scuole al giorno al giorno d’oggi, che cercano una figura che possa farsi carico di responsabilità specifiche e mansioni impegnative.

Il livello di competenze richieste è molto più alto rispetto ad una volta, dal momento che l’assistente amministrativo deve sempre essere aggiornato su tutte le novità legislative riguardanti il comparto scuola in cui opera. 

Vediamo nello specifico quali sono i compiti e le mansioni che deve svolgere un assistente amministrativo: 

  • gestione delle pratiche dell’istituto scolastico (archivio, protocollo) 
  • intrattenimento di rapporti con enti territoriali, locali, provinciali e regionali 
  • stipulazione dei contratti di lavoro, comprese le assunzioni e il periodo di prova 
  • richiesta di visite fiscali per il personale assente per motivi di salute 
  • rilascio di attestazioni di servizio e certificazioni 
  • disbrigo procedure pensionistiche 
  • gestione delle assenze del personale, dei permessi e dei ritardi 
  • gestione dei procedimenti disciplinari, per docenti, collaboratori scolastici e assistenti tecnici 
  • disbrigo pratiche per la concessione del piccolo prestito INPS e cessione quinto dello stipendio 
  • gestione dei fascicoli personali 
  • adempimenti relativi ad assegnazioni, trasferimenti e utilizzazioni provvisorie del personale in servizio 
  • riconoscimento servizi di carriera pre ruolo e ricongiunzione di quelli già prestati. 

Oltre a queste, deve svolgere anche alcune mansioni didattiche, finanziarie e contabili, in certi casi molto complesse ed impegnative.

Tra le altre, deve redigere un inventario dei beni mobili e immobili presenti nell’edificio scolastiche e occuparsi delle variazioni di bilancio e della tenuta dei registri di entrate e uscite, contratti e giornale di cassa. 

Durante il suo orario di lavoro, l’Assistente Amministrativo svolge un ruolo fondamentale per la gestione dell’istituto scolastico.

Oltre ai classici compiti legati alla gestione delle pratiche di archivio, del protocollo e del magazzino, al suo profilo professionali sono state attribuite responsabilità più delicate e corrispettive mansioni che lo portano ad intrattenere rapporti con enti territoriali, provinciali o statali. 

Le mansioni che fanno capo al servizio amministrativo si possono schematizzare come segue: 

Mansioni Amministrative 

  • Occuparsi della stipulazione dei contratti di lavoro, delle assunzioni e del periodo di prova; 
  • Rilasciare certificati ed attestazioni di servizio e autorizzazioni all’esercizio della libera professione; 
  • Occuparsi dei decreti di congedo, aspettativa, astensione facoltativa e obbligatoria; 
  • Gestire e rilevare assenze, permessi e ritardi; 
  • Richiedere visite fiscali per il personale assente per motivi di salute; 
  • Occuparsi dei procedimenti pensionistici; 
  • Riconoscere dei servizi di carriera pre ruolo e ricongiunzione dei servizi prestati; 
  • Occuparsi dei procedimenti disciplinari; 
  • Adempimenti per trasferimenti, assegnazioni e utilizzazioni provvisorie del personale;
  • Pratiche per la concessione del piccolo prestito INPDAP e cessione del quinto dello stipendio; 
  • Occuparsi della tenuta dei fascicoli personali.

Mansioni Didattiche 

  • Gestire le pratiche di iscrizione degli studenti; 
  • Provvedere al rilascio del nullaosta per il trasferimento degli alunni;
  • Portare a termine adempimenti necessari per gli esami di Stato o integrativi;
  • Provvedere al rilascio di pagelle, di diplomi di qualifica o di maturità, di certificati e attestazioni varie; 
  • Occuparsi di buoni libro o borse di studio e per l’esonero delle tasse scolastiche; 
  • Portare a termine adempimenti correlati ad eventuali infortuni di alunni;
  • Provvedere alla rilevazione delle assenze degli studenti;
  • Occuparsi della tenuta dei fascicoli e predisposizione dei registri di classe. 

Mansioni legate alla Contabilità 

  • Liquidazione di stipendi mensili per i docenti e di compensi per le ore eccedenti;
  • Liquidazione di indennità varie da corrispondere al personale; 
  • Liquidazione dei lavori affidati ad esterni e pagamento delle fatture; 
  • Liquidazione di retribuzioni mensili dei supplenti;
  • Liquidazione di compensi per ferie non godute;
  • Adempimenti fiscali, erariali e previdenziali;
  • Stesura di documenti connessi all’INPS;
  • Stesura di del modello CUD, del modello 770 e del modello IRAP);
  • Richiesta di eventuali conguagli fiscali alla Direzione Provinciale dei Servizi Vari del Tesoro. 

Mansioni Finanziarie 

  • Elaborare e predisporre il programma annuale; 
  • Elaborare, predisporre e conservare il conto consuntivo agli atti della scuola; 
  • Portare a termine gli adempimenti relativi l’attività negoziale dell’istituzione scolastica;
  • Portare a termine gli adempimenti relativi ai progetti previsti dal PTOF;
  • Portare a termine gli adempimenti connessi ai corsi/progetti comunitari (I.F.T.S., P.O.N., F.S.E., F.E.S.R.);
  • Occuparsi delle variazioni di bilancio; 
  • Portare a termine gli adempimenti di verifica di cassa; 
  • Occuparsi della tenuta dei registri di entrate, spese, contratti e giornale di cassa; 
  • Rilasciare certificati di regolare prestazione per la fornitura di servizi periodici; 
  • Occuparsi della tenuta dei verbali dei revisori dei conti e adempimenti relativi.

Mansioni legate al Patrimonio 

  • Gestire beni patrimoniali; 
  • Tenere gli inventari dei beni mobili immobili; 
  • Occuparsi del discarico inventariale dei beni mobili; 
  • Portare a termine gli adempimenti per il passaggio di consegne dei beni.

Mansioni di Magazzino

  • Custodire, verificare le entrate e uscite del materiale dal magazzino; 
  • Occuparsi della contabilità di magazzino; 
  • Occuparsi dei registri di magazzino e del facile consumo.

Come diventare assistente amministrativo ATA 

Nonostante la grande mole di compiti complessi che l’assistente amministrativo deve svolgere, per fare domanda e diventare assistente amministrativo l’unico requisito richiesto è soltanto il diploma di maturità.

Chiunque ne sia in possesso può avere accesso in graduatoria e, in base al proprio punteggio, aspirare ad essere reclutato nel personale ATA. 

Ad ogni modo, per poter svolgere le mansioni si sua competenza, l’assistente amministrativo deve possedere delle competenze e delle capacità adatte.

Di conseguenza è opportuno che l’assistente amministrativo ATA provveda ad aggiornare costantemente il proprio bagaglio culturale e professionale anche tramite corsi specifici. 

Molti sindacati organizzano corsi specifici con l’obiettivo di fornire gli strumenti tecnici necessari per affrontare la complessità del lavoro nelle segreterie scolastiche e per l’uso dei pacchetti informatici riferiti alle aree di intervento, soprattutto per chi è nominato per la prima volta assistente amministrativo. 

Graduatorie di istituto assistente amministrativo 

Ogni istituzione scolastica provvede a formare le graduatorie corrispondenti ai vari profili professionali ricercati. Per ciascun profilo vengono delineate tre fasce di inserimento: la prima fascia (nella quale sono inseriti i candidati presenti nelle graduatorie provinciali permanenti); la seconda fascia (che comprende i candidati presenti negli elenchi provinciali ad esaurimento per assistente amministrativo); la terza fascia (in cui si trovano i candidati che possiedono i titoli di accesso previsti dal bando MIUR ed hanno validità triennale, e quelli che, già presenti nelle graduatorie provinciali permanenti per soli titoli, desiderano modificare la provincia). 

Per poter scalare nella lista ed essere chiamati presso le scuole come assistenti amministrativi è indispensabile sapere come aumentare il punteggio in graduatoria.

Oltre che dall’esperienza lavorativa e dai titoli di studio e specializzazione conseguiti, il punteggio viene determinato anche da: certificazione informatica ATA (EIPASS), attestato di qualifica professionale relativo alla gestione amministrativa e redazione testi medianti strumenti informatici (per i soli assistenti amministrativi), attestato di addestramento professionale per i servizi meccanografici oppure per la dattilografia (anche questo vale solo per il profilo di assistente amministrativo), idoneità in precedenti concorsi pubblici per esami nei profili per i quali si concorre. 

Assistente amministrativo ATA: stipendio 

Lo stipendio netto di un assistente amministrativo consiste in una retribuzione lorda di 16.696 euro annui, circa 1.200 euro al mese dunque.

Questa è la somma iniziale, che poi andrà crescendo in maniera proporzionale agli anni di servizio: dobbiamo tenere in conto che alla retribuzione base vanno aggiunti anche i vari scatti di anzianità al fine di ottenere l’importo complessivo sia annuale che mensile. 

Per i primi 8 anni lo stipendio è di 16.696,06 euro annui, per poi salire a 18.411,10 euro tra i 9 e i 14 anni di servizio.

Tra i 15 e i 20 anni la cifra sale a 19.680,15 euro, mentre un ulteriore scatto di anzianità avviene tra i 21 e i 27 anni, facendo crescere la retribuzione annua a 20.956,80 euro.

Infine, tra i 28 e i 34 anni di servizio si va a guadagnare 21.856,96 euro all’anno, per poi arrivare a 22.562,63 euro lordi annui superati i 35 anni di anzianità. 

A questo particolare tipo di impiegato scolastico può essere attribuito anche il compenso per sostituzione del DGSA (Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi), in tal caso l’aumento percepito sarà pari alle indennità di direzione per ogni effettivo giorno di sostituzione del Dirigente. 

Il compenso viene calcolato ed assegnato tenendo conto dei seguenti elementi: 

  • parte fissa dell’indennità di direzione del DSGA assente; 
  • parte variabile dell’indennità di direzione del DSGA assente; 

L’assistente amministrativo riceverà dunque un aumento di stipendio pari all’indennità di direzione per le giornate di effettiva sostituzione del DSGA. 

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