20 Strumenti (Gratuiti) per lo smart working e il lavoro da casa

Le attività produttive italiane, non costrette dal Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 10 marzo 2020 ad interrompere le attività stanno implementando (laddove il tipo di attività lo consente) software e strumenti per permettere ai propri lavoratori di lavorare da casa.

Il Governo promuove le forme di lavoro agile o Smart Work durante l’emergenza attraverso procedure burocratiche semplificate. Gli strumenti per pianificare e gestire il lavoro da casa sono innumerevoli, in questo articolo si propongono 20 strumenti gratuiti e utili per la gestione del lavoro agile.

A riprova dell’interesse delle aziende italiane per le forme di Smart Work o lavoro agile vi sono i dati sul numero di ricerche dei due termini negli ultimi 90 giorni consultabili su Google Trends.

Skype

Skype è un software per la messaggistica istantanea e VoIP. La prima versione risale al 2003.

È sviluppato per diverse piattarforme tra cui Windows, macOS, Linux, Android, iOS e altre.

Il software è utile per mantenere i contatti attraverso servizi di messaggistica in tempo reale, chiamate audio e video in alta qualità, servizi di condivisione schermo per la pianificazione delle attività.

Con Skype è altresì possibile registrare le chiamate e renderle comprensibili la comunicazione a chiunque grazie alla funzione sottotitoli automatici.

Tra le funzioni a pagamento è previsto il poter chiamare numeri fissi e mobili internazionali con tariffe competitive.

La privacy delle conversazioni è garantita dalla crittografia end-to-end.

L’interfaccia è intuitiva, è sinistra è presente l’elenco dei contatti, a destra vi è la schermata dedicata alla chat e al video con il contatto selezionato.

Il software è gratuito eccezion fatta per le chiamate ai numeri fissi o mobili.

Whereby

Whereby nasce neel 2013 grazie ad un team appassionato in servizi di video comunicazione.

È una piattaforma specializzata in video conferenze gestibili direttamente dal browser. Non sono richiesti download e registrazioni per gli ospiti.

Il software Whereby descrive le proprie caratteristiche con lo slogan “Freedom to work from anywhere”.

Disponendo di una connessione internet è possibile collegarsi ad un meeting da qualsiasi posizione senza dover scaricare alcun software. Offre servizi classici quali la condivisione video per presentare idee e lavori, la possibilità di personalizzare la schermata con loghi e riferimenti dell’azienda.

I video possono essere salvati e scaricati e condivisi sulle principali piattaforme social.

Il servizio è sviluppato in versione mobile per iOS e sviluppato per l’accesso via browser da ogni dispositivo smart.

La versione business permette il collegamento in contemporanea fino a 50 partecipanti.

Il software è gratuito per l’uso personale.

Asana

Asana è una società fondata nel 2008 da Dustin Moskovitz and Justin Rosenstein, si propone come un software semplice nell’utilizzo sviluppato per applicazioni web e mobile utile a coordinare i lavori di gruppo e di tenerne traccia dei progressi.

Il temine Asana è traducibile in “facile da fare” o “facile da imparare” è originario della lingua Hindi.

Un account Asana permette di creare o entrare in progetti e gestirli dalla schermata Workspaces & Organizations.

Per ogni progetto sono presenti le persone coinvolte e gli obiettivi divisi per data di inizio e scadenza.

Grazie ad Asana è possibile avere una visione chiara e precisa dei lavori, le attività sono condivise e sincronizzate, il servizio notifica avvisa in tempo reale ogni modifica apportata al progetto dai componenti del team.

Il software è altamente personalizzabile a seconda delle esigenze e supporta l’esportazione dei dati in formato CSV e XLS.

La versione base è gratuita fino ad un massimo di 15 persone coinvolte in un progetto.

Trello

Trello è un software che nasce nel 2011, è stato originariamente prodotto da Fog Creek Software oggi è proprietà di Atlassian.

Si propone come software che “consente di lavorare in modo più collaborativo e fare di più”

Permette di organizzare e stabilire le priorità dei progetti.

Il software punta su un’interfaccia grafica divertente e curata che alleggerisce i processi organizzativi. Il lavoro è seguito da apposite schede dedicate a commenti e allegati.

Trello propone un robot virtuale (Butler) in grado di svolgere azioni automatiche, comandi per il calendario e comandi per date di scadenza.

Trello è sviluppato per iOS e Android e consente la collaborazione ai progetti in qualsiasi momento e luogo.

Trello nella versione gratuita permette diverse cose tra cui bacheche personali illimitate, schede illimitate, liste illimitate e fino a 10 MB per file allegato.

Google Drive

Google Drive è un servizio web di cloud computing programmato in Python e Objective-C.

È stato introdotto da Google nel 2012 offre uno spazio di archiviazione gratuito fino a 15 GB per l’archiviazione di foto, video, presentazioni, PDF e file MS Office.

Permette di creare contenuti e collaborare da remoto con altri utenti. È utile per condividere documenti, file, presentazioni direttamente via app.

Il tasto ricerca all’interno della schermata permette di trovare facilmente i file archiviati ricercandoli per nome.

Se impostato, il backup di file e foto è eseguito in maniera automatica.

I moduli di Google permettono di pianificare le attività all’interno di un team, controllare i risultati e lanciare sondaggi in un unico foglio di lavoro.

I file sono disponibili anche in modalità offline in caso di mancanza del segnale è possibile continuare le attività.

I servizi di Google Drive sono gratuiti.

Dropbox

Dropbox è uno storico servizio di file hosting nato in California di proprietà Dropbox Inc. La prima versione risale al 2007 aiuta a tenere in ordine i contenuti online consentendo di mettere in evidenza i file più importanti.

Le caratteristiche principali consistono nell’archiviazione e sincronizzazione automatica dei file.

La versione Basic fornisce 2 GB di spazio gratuito e permette di sincronizzare e accedere ai file fino a 3 dispositivi. Le cartelle e file possono essere condivisi mediante un link dedicato.

Il servizio Dropbox Spaces offre la comodità di essere organizzato in un unico ambiente.

I principali software concorrenti sono Microsoft OneDrive, Google Drive e iCloud

La versione Basic di Dropbox è gratuita fino ad uno spazio di 2 GB.

Slack

Slack è una piattaforma fondata nel 2013 da Slack Technologies, sviluppata per Android, iOS,Microsoft Windows, macOS e Linux. Il software è stato ideato da Stewart Butterfield, co-fondatore di Flickr.

Slack offre strumenti di collaborazione aziendale, consente di gestire comunicazione e compiti all’interno di un team in una sola pagina attraverso canali predefiniti. Include servizi di messagistica, chiamate audio e video.

I lavori vengono gestiti attraverso i “Channels” dove è possibile condividere file, scambiarsi messaggi e utilizzare gli strumenti dedicati.

Un’interessante caratteristica di Slack è quella di riuscire a connettersi ed interagire con oltre 2000 applicazioni tra cui Google Drive, Office 365.

Slack permette di condividere e ricercare i file all’interno della piattaforma in maniera intuitiva e veloce.

La versione “Free” consente il salvataggio fino a 10.000 messaggi, l’integrazione con 10 app esterne comprese Google Drive e Office 365, chiamate e video conferenze tra 2 persone.

Loom

Loom è una piattaforma nuova nel mercato dedicato allo Smart Work, tra i fondatori sono presenti personalità di assoluta garanzia di successo come Mike Krieger e Kevin Systrom famosi per essere stati tra i co-fondatori di Instagram.

La piattaforma si propone come strumento in grado di velocizzare i processi lavorativi.

Basa i propri servizi sui contenuti video sostenendo che un messaggio video è ricordato nel 95% dei casi mentre un messaggio testuale solo nel 10%.

Come altri software concorrenti Loom annovera tra le caratteristiche la funzione cattura schermo e condivisione video.

La piattaforma in pochi click permette di condividere ed editare messaggi video.

I video contenuti possono essere facilmente tagliati e associati ad un compito.

I partecipanti ad un progetto possono commentare un video con messaggi testuali ed emoji.

I video potranno essere visti solo da indirizzi e-mail selezionati o attraverso l’inserimento di una password.

La versione Basic di Loom è gratuita.

TeamViewer

TeamViewer è un software sviluppato nel 2005 in Germania dalla società TeamViewer GmbH, è disponibile per Microsoft Windows, macOS, Linux, Chrome OS, iOS, Android.

L’applicazione è specializzata nel settore dei dispositivi per l’accesso remoto. Permette di controllare un computer da qualsiasi posizione in maniera semplice e sicura.

È sufficiente una connessione internet per collegare qualsiasi dispositivo e aprire una finestra virtuale sul tuo ambiente di lavoro.

L’assistenza in caso di problemi è garantita in qualsiasi momento. La crittografia AES a 256 bit garantisce la sicurezza dei dati.

TeamViewer Remote Management permette grazie alle notifiche in tempo reale di intervenire tempestivamente in caso di necessità.

La versione base TeamViewer è completamente gratuita.

Toggl

Toggl è un software di monitoraggio del tempo e reportistica, sviluppata dalla società Toggl OÜ con sede a Tallinn (Estonia) per web, Microsoft Windows, Mac OS, Linux, iOS, Android.

Offre servizi funzionali per tenere traccia delle mansioni da svolgere. Un timer integrato aiuta nell’organizzazione dei task.

Toggl si occupa automaticamente delle tue attività, impostando le priorità e le scadenze grazie ad un timer integrato.

Supporta oltre 100 app esterne tra cui i principali software di scrittura e di inserimento dati

Tutte le attività sono riportate in ordine di importanza, la funzione supporta anche i pagamenti ricevuti.

Toggl non è gratuito ma è possibile provarlo per 30 giorni.

Webex

Cisco WebEx è una società statunitense fondata da Subrah Iyar e Min Zhu nel 1995 con sede in Milpitas, California, è specializzata nello sviluppo e nella vendita di applicazioni di videoconferenza.

Webex aiuta le aziende a gestire la comunicazione da remoto, è uno strumento flessibile adatto per audio e video conferenze.

La lavagna interattiva Cisco Webex Board permette di esporre le attività e condividerle tra i team connessi. Permette di lavorare direttamente sullo schermo con la funzione touch screen.

Cisco Webex Room Devices e Cisco Webex Desk Devices sono le principali integrazioni del software che consentono di disporre di avanzati strumenti per video conferenze intelligenti e di dispositivi di video conferenza semplici nell’utilizzo e progettati per desktop.

La versione Free di Webex per uso personale è gratuita permette meeting fino a 100 partecipanti con 1 GB in cloud dedicato per l’archiviazione di file, presentazioni, progetti.

Strumenti online per lo smart working

G Suite

La prima versione di G Suite, sviluppata da Google LLC, risale al 2006, è uno strumento per incrementare la produttività e la collaborazione.

G Suite racchiude le più diffuse applicazioni web di Google Gmail, Google Drive, Google Hangouts, Google Calendar e Google Documenti disponibile in versione gratuita per uso personale.

Le funzioni G Suite consentono di collegarsi da qualsiasi dispositivo e partecipare a conferenze in alta qualità video.

Il software integrato per le conferenze “Meet” è configurabile in pochi click. L’interfaccia leggera permette una facile gestione delle video conferenze.

Hangouts Meet consente di partecipare alle riunioni direttamente cliccando sull’evento dal Calendar di Google.

Le app Android e iOS supportano Meet. La partecipazione è associata ad un numero di telefono da chiamare. Il software supporta Skype for Business e sistemi per riunioni basati su standard SIP e H.323, mediante la piattaforma Pexip Infinity.

Le funzioni avanzate di Hangouts Meet, (riunioni allargate fino a 250 partecipanti, live streaming e registrazione) sono gratuite fino al 1° luglio 2020.

Microsoft Teams

Microsoft Teams è una piattaforma lanciata nel 2016 per la comunicazione e per la pianificazione del lavoro. È l’evoluzione dell’applicazione Skype for Business, sviluppata per web, Microsoft Windows, Mac OS, Linux, iOS, Android.

Microsoft Teams è uno strumento utile per la condivisione dei file, video chiamate, video conferenze e messaggistica.

La chat integrata e la funzione videochiamata consentono di comunicare con i componenti del team.

La piattaforma mette a disposizione 10 GB di spazio per l’archiviazione dei file. Le app online di Office, Word, Excel, PowerPoint e OneNote, sono a disposizione gratuita degli utenti.

Il software nasce in contrapposizione all’applicazione concorrente Slack.

La versione base di Microsoft Team è gratuita, permette un numero massimo di utenti collegati a 300 e più di 250 app e servizi integrati per team.

Zoom

Zoom Video Communications è una società con base a San Jose in California. È stata fondata nel 2011 da Eric Yuan.

È uno strumento dedicato per meeting online, video webinar, servizi di chiamata e di archiviazione e condivisione file.

Zoom meetings permette l’accesso a meeting in maniera semplice e veloce. È sincronizzato con i calendari (Outlook, Gmail, or iCal) per tenere sempre traccia delle attività svolte e da svolgere inoltre è integrato con Skype for Business e Slack.

La piattaforma supporta fino a 1000 partecipanti e 49 video sullo schermo in HD.

Le video conferenze registrate sono archiviate nel cloud dedicato.

La versione Basic di Zoom è gratuita e consente fino a 100 partecipanti, meeting illimitati e supporto online.

Bitrix24

Bitrix24 è una piattaforma dedicata alla collaborazione online fondata nel 2012 da un team di sviluppatori russi, Sergey Rizhikov. Dmitry Valyanov, Alexey Sidorenko.

Offre strumenti gratuiti per la gestione di clienti, progetti, messaggistica interna.

È uno strumento dedicato al marketing e alle vendite

La piattaforma professionale è integrata di diagrammi di Gantt, timer, strumenti per la gestione del carico di lavoro e sistema di fatturazione, servizi di CRM e Lead generation.

Bitrix2 italiano consente di creare pagine utili ad indirizzare e veicolare la clientela web verso uno specifico prodotto o servizio e la possibilità di creare campagne mirate di marketing grazie a servizi di invio multiplo di e-mail e strumenti di selezione della clientela.

Il software registra automaticamente i costi di gestione, i guadagni e l’andamento delle campagne pubblicitarie. Il sistema in automatico fornisce dati sull’efficacia delle strategie di marketing adottate.

La versione Free di Bitrix24 è gratuita e permette l’uso delle funzionalità di base.

Mattermost

Mattermost è un programma sviluppato nel 2015 da Mattermost Inc e oggi presente nelle versioni desktop per Windows, MacOS e Linux e per dispositivi mobili iOS e Android.

È un workspace studiato per aumentare l’efficienza e la produttività. Offre servizi di messaggistica, conversazioni in gruppo vocali e video, condivisione di file, immagini e collegamenti

Il software supporta oltre 100 app esterne ed è considerato un’alternativa al più popolare Slack.

L’interfaccia grafica permette di organizzare il lavoro in base alle priorità. Sono presenti sistemi di notifica per e-mail, modalità non disturbare e strumenti per la gestione dei database.

Mattermost è utilizzabile gratuitamente per 30 giorni.

Smartsheet

Smartsheet è un software per la collaborazione e il work management, sviluppato e commercializzato da Smarsheet Inc.

La piattaforma ideata dal co-fondatore Brent Frei è stata presentata al pubblico nel 2006 ma prima di essere largamente utilizzata e adottata dal vasto pubblico ha subito processi di implementazione e rinnovamento durati fino al 2012, quando è riuscita a ottenere una fetta consistente di mercato composta oltre 1 milione di utenti.

È una piattaforma flessibile e utile a guidare i lavoratori in modalità lavoro agile

Il software ha come caratteristica quella di automatizzare il lavoro e i processi su vasta scala. Si propone come una piattaforma in grado di ottimizzare e organizzare in maniera più efficiente il lavoro.

Pianifica e aiuta a gestire il lavoro nei tempi previsti. Le attività sono programmate e gestite da servizi di notifica istantanea.

Smartsheet consente di integrare i maggiori dispositivi in cloud e le app di messaggistica quali G Suite, Microsoft Office 365, Box, DocuSign, Slack, Workplace Chat, Microsoft Teams, Google Hangouts Chat, Skype for Business, Gmail, Outlook e molti altri.

È possibile provare gratuitamente Smartsheet per 30 giorni.

App rilevazione presenze

App rilevazione presenze è uno strumento differente per caratteristiche rispetto i software fin ora descritti. Si propone come una soluzione ideale per la gestione delle risorse umane. L’app è già utilizzata da oltre 50.000 dipendenti e 4.000 aziende. Nel 2018 ha registrato oltre 50 milioni di timbrature.

Il software è proprietà della Libemax un’azienda italiana della provincia di Bergamo.

È un’applicazione da installare sugli smartphone dei dipendenti che tiene traccia degli orari. È indicata per cooperative sociale, manutentori e imprese di pulizia. Si propone come una timbratrice mobile.

Un apposito timesheet registra in cloud le ore di lavori dei dipendenti.

Il dipendente dovrà timbrare il cartellino virtuale in ingresso e in uscita e può lasciare una descrizione sulle attività svolte.

Il sistema permette di pianificare ogni esigenza lavorativa su base giornaliera, settimanale e mensile.

L’app è gratuita e liberamente scaricabile da Apple Store e Google Play. Il sistema prevede dei costi solo in base ai servizi utilizzati.

SmartTask

SmartTask è stata fondata nel 2016 da Shyamal Parikh con l’obiettivo di incrementare la produttività e l’efficienza delle aziende del 40%.

Il software segue automaticamente lo stato di avanzamento dei progetti in tempo reale, è organizzato per priorità.

SmartTask tiene traccia delle vendite, elabora grafici e offre una panoramica sullo stato della vendita.

L’applicazione prevede uno strumento utile per comunicare rapidamente con clienti e fornitori.

La versione Free di SmartTask può essere usata fino a 20 utenti in contemporanea e mette a disposizione servizi di Task Management, gestione dei contatti, servizi di messaggistica e condivisione dei file, analisi delle vendite.

Hubspot

Hubspot è un software di marketing, vendita e assistenza fondato da Brian Halligan e Dharmesh Shah nel 2006. La società è americana con sede nel Massachusetts.

Si contraddistingue dagli altri dal fatto che include servizi utili anche per i clienti.

Il software propone tools avanzati per il marketing (social media, content, web analytics, landing pages) utili nell’aumentare il traffico e convertirlo in potenziali clienti.

Hubspot aiuta a risparmiare tempo nell’acquisire informazioni riguardo i clienti. Si propone come strumento utile a concludere le trattative in maniera rapida.

Il software agevola i contatti con i clienti, prevede la possibilità di inviare tickets per l’assistenza e feedback.

Hubspot nella versione base è gratuito.

2 Comments

  1. […] Quando risulta proprio impossibile non essere bersaglio di notifiche e messaggi, si può provare a mettersi in modalità “non disturbare” presente in molte applicazioni per smartphone e programmi per la pianificazione delle attività lavorative in un team.. […]

  2. […] Sono numerose le applicazioni che permettono di gestire, organizzare e pianificare le attività lavorando da remoto. Si riporta un elenco di software e app integrativo dell’articolo inerente ai 20 strumenti per lo Smart Working […]

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